Notulen Algemene Ledenvergadering van 19 juni 2008
Locatie: Halve Maanzaal, Apollo Hotel, Koetsierbaan 2
Opening.
De voorzitter, de heer T. de Groot, opent de vergadering en heet iedereen welkom. Omdat in de eerste vergadering het quorum niet is gehaald is een 2e vergadering belegd.
In eerste instantie worden de besluitpunten behandeld.
Er wordt naar de internetsite gewezen waar erg veel informatie te vinden is betreffende de VvE.
Vaststellen notulen vergadering 21 januari en 5 februari 2008 (punt 5).
Opgemerkt wordt dat de in de notulen vermeldde heer Folkertsma, Olstgracht 9 moet zijn mevrouw Folkertsma, waarvan akte.
Uitslag stemming over vaststelling notulen d.d. 21 januari 2007 en 5 februari 2007:
Voor: 12801 - Tegen: 0 - Blanco: 598
Besluit: De notulen zijn goedgekeurd.
Jaarrekening 2008 (punt 6b).
De heer Jackel geeft, gebruikmakend van een beamer een prima uitleg over de jaarrekening 2007. Er zijn geen vragen over de jaarrekening 2007.
Uitslag stemming over de Jaarrekening 2007:
Voor: 12595 - Tegen: 96 - Blanco: 708
Besluit: De jaarrekening 2007 is goedgekeurd.
Mandaat om wanbetalers te dagvaarden (punt 10).
Elk jaar komt dit punt op de agenda te staan zodat, na goedkeuring, een jaar lang de incassoprocedure uitgevoerd kan worden door WPM Metea. Dit punt staat ook in artikel 14 van het huishoudelijk reglement omschreven.
Uitslag stemming mandaat beheerder incassoprocedure:
Voor: 13085 - Tegen: 130 - Blanco: 96
Besluit: De incassoprocedure is goedgekeurd.
Aanvraag bestemmingswijziging Olstgracht 3 (punt 11).
Op de vorige vergadering is een uitgebreide discussie gehouden over dit onderwerp.
De heer Van der Bosch legt uit dat de huidige situatie beoordeeld moet worden, niet een eventuele toekomstige.
Uitslag stemming aanvraag bestemmingswijziging Olstgracht 3:
Voor: 9421 - Tegen: 2973 - Blanco: 1005
Besluit: De bestemmingswijziging goedgekeurd.
Rondvraag.
- Mevrouw Tan, Koperslagerhof 7, meldt dat haar automatische incasso gestopt is vanaf april.
Mevrouw Van der Veen, de accountmanager van WPM Metea, verzoekt aan iedereen die hetzelfde is overkomen om de servicekosten tijdelijk handmatig over te maken. Bij de overdracht heeft Van der Linden niet de juiste gegevens geleverd en dat leidt tot ongeregeldheden. Er blijkt ook met 2 bedragen gewerkt te worden, nl. 160 en 183 euro. Er zijn meerdere bewoners die dit is overkomen.
Actie WPM Metea: Mevrouw Van der Veen gaat na waar het bij de afrekening servicekosten aan schort.
- De heer Baldersen, Flevostraat 66, meldt overlast van hangjongeren op de Koperslagerhof en wil de bankjes weg laten halen.
De voorzitter memoreert dat de bankjes van de gemeente zijn, daar heeft de VvE niets over te zeggen. De heer Baldersen vindt dat er dan vanuit de VvE druk uitgeoefend moet worden richting gemeente, de firma Knipscheer moet 2 keer per dag komen schoonmaken rondom de bankjes.
Actie WPM Metea: Brief aan gemeente sturen en probleem aanhangig maken.
Aan één kant is de Koperslagershof afgesloten door een hek, aan de kant van de Blekerstraat niet, voorstel is om ook daar een hek te plaatsen.
De heer Van der Bosch antwoordt hierop dat dit niet toegestaan wordt door de gemeente. De Hoven zijn openbaar gebied en de VvE heeft pas zeggenschap bij de muur van het gebouw. Dat er aan de kant van de Brouwerstraat wel hekken geplaatst zijn, die alleen in het weekend afgesloten worden, komt omdat dit de kant van het uitgaansgebied is.
Mevrouw Onnekink, Koperslagershof 42 adviseert om met Harm Slagter van het stadcentrum hierover van gedachten te gaan wisselen.
- Mevrouw Kools, Olstgracht 5, meldt dat haar servicekosten automatisch zijn geïncasseerd terwijl ze de incasso had ingetrokken bij Van der Linden.
Mevrouw Van der Veen verzoekt nogmaals of iedereen met klachten over de wel dan niet automatische incasso deze nogmaals per mail in wil leveren zodat zij één en ander uit kan zoeken. Het mailadres is: beheerder(at)marehof.nl.
De heer Bastiaans, Blekerstraat 111 merkt op dat niet iedereen een computer heeft en wordt geadviseerd dan te bellen of te schrijven.
Actie WPM Metea: Alle klachten over betaling servicekosten nakijken en herstellen.
- Mevrouw Timmer, Blekerstraat 31 vindt dat er, naast een factuurnummer, ook een vermelding op moet staan om welke maand de betaling gaat.
Actie WPM Metea: De te betalen maand vermelden op de factuur.
- De heer Rotgans, Blekerstraat 41, merkt op dat, als het afsluiten van de Hoven niet mag er misschien een mogelijkheid is om, ter hoogte van Blekerstraat 91 (achterzijde van de juwelier in de Zadelmakerstraat), op dezelfde manier af te sluiten als aan de achterkant van Den Engel. Tussen de muur en het trappenhuis zou een hek geplaatst kunnen worden.
De heer Van den Bosch antwoordt hierop dat dit al enige jaren geleden is voorgesteld aan de eigenaar van de winkels maar die wilde niet investeren hierin.
De vertegenwoordiger van Inhoudtstaete bv is aanwezig en zal na de vergadering een afspraak maken met het bestuur om spoedig met de winkeliers in onderhandeling te gaan hierover.
Volgende vraag van mijnheer betreft de inbraak in de boxgangen waarbij deuren worden ingetrapt. De vraag aan WPM Metea is of dit wordt gemeld bij de verzekering.
De heer Van Arum antwoordt hierop dat er in eerste instantie aangifte gedaan moet worden, dat is de procedure richting verzekeringen, en WPM Metea moet worden ingelicht dat het inbraakschade betreft. Als men aan de gestelde procedure voldoet zal de verzekering uitbetalen. Echter, als er erg veel melding gedaan wordt van kleine schades loopt men het risico uit de verzekering gestoten te worden.
- De heer Van der Waal, Blekerstraat 69 vindt het afsluiten met een hek prima, er wordt erg veel geblowd. Buiten het gebouw, het bordes voor de ingang van Blekerstraat 69-91, is al heel lang niet schoongemaakt, het mos groeit er welig.
De heer Van den Bosch antwoordt hierop dat dit een nasleep is van de renovatie in 2002.
4 a 5 bordessen moeten opnieuw worden bestraat. Daar is 1,5 jaar geleden een principeafspraak over gemaakt met de gemeente maar dit punt is daarna op een laag pitje komen te staan en zal nu weer worden opgepakt.
Actie bestuur: Bordessen opnieuw laten bestraten, in samenwerking met de gemeente.
- Volgende punt is dat het onderhoud aan de voegen wel erg veel tijd in beslag neemt. Men constateert dat de werklui om 7 uur ’s ochtends aanwezig zijn en om 15.00 uur weer weggaan maar er wordt in die tussentijd niet echt hard gewerkt. Er worden ook hele stukken overgeslagen.
Het bestuur meldt dat het een aangenomen klus is op basis van een aantal m2. Dat er stukken overgeslagen worden heeft het bestuur ook geconstateerd en is daarover in onderhandeling met de firma Gon. Elke vrijdag is er overleg tussen bestuur en uitvoerder in de bouwkeet. Er worden proefvakken gemaakt met voegkleurproeven en de juiste steen. De werkzaamheden duren tot november. Daarnaast heeft het bestuur geconstateerd dat het aantal m2 wat de firma Gon heeft opgegeven niet klopt. Het bestuur laat dit narekenen door de bouwbegeleider. Desgevraagd deelt de heer Van den Bosch mee dat voorlopig alleen blok 5 en 6 (Zadelmakerstraat) worden gedaan, na de zomervakantie volgt de achterkant van deze blokken.
- De heer Roemers, Olstgracht 83, verwelkomt WPM Metea in de VvE, vindt het begrijpelijk dat men kampt met kinderziektes maar de overkill aan communicatie komt wat overdreven over.
- Brieven over automatische afschrijving die vervolgens niet gebeurt.
- Facturen die voor de datum de deur uit gaan.
- Soms 4 brieven in 1 week die elkaar tegenspreken.
De heer Van Arum dankt de heer Roemers voor het welkom en verontschuldigt zich voor de niet vlekkeloze overgang die gemaakt is.
- Mevrouw Van der Veen doet een verzoek van de heer Rombouts, Flevostraat 30, om hem te verwittigen als er problemen zijn met de lift. Mijnheer is rolstoelafhankelijk en kan alleen met de lift zijn appartement verlaten.
Vanzelfsprekend moet ook de beheerder op de hoogte gebracht worden als de lift stuk is.
- De heer Fuentes, Blekerstraat 137, meldt dat er lampen kapot zijn.
Mevrouw Onnekink is coördinator lampenvervanging en vertelt dat mijnheer eerst in het eigen blok zijn lampenvervanger moet aanspreken. Mocht daar geen respons op komen dan kan mevrouw Onnekink verwittigd worden en zal zorgen dat de lampen vervangen worden.
Deze informatie staat ook allemaal op de website van Marehof en zal in de nieuwsbrief die iedereen in de bus krijgt regelmatig worden opgenomen.
Mijnheer Fuentes informeert tevens of de lift vaker dan 1 maal per week schoongemaakt kan worden maar krijgt te horen dat daar een kostenplaatje aanhangt.
- De heer Rotgans, Blekerstraat 41, vraagt hoe het zit met de parkeergarage.
Vroeger was er een kastje waar de sleutel langs gehaald moest worden en dat werkte prima. Bovendien kan dan de rode paal weggehaald worden die grote auto’s in de weg staat.
De voorzitter antwoordt dat er in de vergadering van een aantal weken geleden over gesproken is en dat het bestuur daarover is overleg is. Het is bij niemand bekend waarom er toentertijd een ander systeem ingevoerd is.
- Mevrouw Timmer, Blekerstraat 42 meldt dat er afgelopen week iemand in de lift heeft opgesloten gezeten en door de brandweer is bevrijd. Niet bekend is of WPM Metea, en daardoor ook M.E.S., die avond is gebeld. Het betreft de lift in het blok Blekerstraat 1-33.
Er blijkt vaak wat met de lift aan de hand te zijn waar dan de firma M.E.S. bijgeroepen wordt.
Die zijn er vaak snel maar soms ook niet, deze keer kwamen ze de volgende dag ’s middags om de lift te repareren. Men vraagt zich af of er iets structureel mis is met de lift en wenst dat onderzocht te hebben.
De actie bij een mankement aan de lift is als volgt: Er wordt gebeld door de VvE naar WPM Metea, die vervolgens M.E.S. inschakelt. Nadat de lift gerpareerd is geeft M.E.S. weer bericht aan WPM Metea.
Er is ooit een offerte geweest voor het aanbrengen van een telefoonverbinding in de liften. De aanleg zou € 8000,- per lift kosten.
De heer Van den Bosch meldt dat de liften en de MJOP staan en dat een lift op de Olstgracht is afgekeurd voor 2008. Het heeft de aandacht van het bestuur.
Actie WPM Metea: Bij de firma M.E.S. informeren wat de reparaties inhouden en of het een structureel probleem is.
- De heer Bastiaans, Blekerstraat 111, meldt dat de buitendeur niet in het slot valt, en daardoor constant open blijft staan. Bij de deur binnendoor naar de boxen werkt de sleutel niet meer zodat mijnheer met zijn scootmobiel buitenom naar zijn box moet.
Deze klacht is al een maand geleden doorgegeven aan WPM Metea maar men krijgt geen antwoord en de klacht wordt niet hersteld.
De heer Van den Bosch reageert door te zeggen dat dit op de vergadering van 26 mei al besproken is en dat er door de beheerder direct gereageerd moet worden, zeker als het hang- en sluitwerk betreft van deuren.
De heer Van Arum geeft de vergadering volkomen gelijk in haar mening dat de reparatieverzoeken veel te lang blijven liggen en biedt daar volmondig zijn excuus voor aan.
- De heer Van den Berg, Olstgracht 75, meldt dat dit ook één van de constateringen van de kascommissie is geweest. Tussen aanleveren klacht en uitvoering daarvan zit veel te veel tijd.
Daardoor gebeurt het ook dat er plotseling ’s avonds gerepareerd moet worden tegen extra kosten. Er moet terugkoppeling plaatsvinden met de leverancier wanneer de klacht is verholpen.
De heer Van Arum geeft ook hierin de vergadering gelijk, de opmerkingen van de kascommissie in de vorige vergadering zijn goed begrepen.
Actie WPM Metea: Bijeenkomst tussen bestuur en beheerder organiseren waarin dit soort zaken doorgesproken en uitgepraat worden.
- Mevrouw Johansen, Blekerstraat 1, vraagt aan mevrouw Van der Veen hoeveel doorlooptijd een firma heeft en waarom men er dan niet zelf achteraan gaat.
Mevrouw Van der Veen legt het systeem uit waarmee gewerkt wordt, waarbij alles geautomatiseerd verloopt en WPM Metea aan de factuur van de firma ziet dat de klacht is verholpen, waarna de melder een mailtje krijgt dat de klacht is verholpen.
De vergadering vindt dit geen waterdicht systeem omdat slechts door het krijgen van een factuur door WPM Metea gecontroleerd wordt dat de klacht daadwerkelijk verholpen is en dat is 2 weken na de melding.
De vergadering vindt dat de beheerder meer energie moet steken in de afhandeling van lopende klachten. Men vindt het een slechte zaak dat er mails gestuurd worden waar totaal geen antwoord op komt.
Actie WPM Metea: Alerter zijn op uitvoering klachten en na ongeveer 2 dagen terugkoppeling maken naar leverancier om te controleren of de klacht is opgepakt.
- Mevrouw Imhof, Olstgracht 49, heeft een maand geleden een mail over een defect aan de voordeur gestuurd, een week later nog één en weer een week later opnieuw. Op alle drie de mails is geen antwoord gekomen maar na 4 weken stond er opeens een monteur voor de deur. De monteur had een mail bij zich van 1 dag daarvoor waarin de reparatie werd aangevraagd.
De heer Van Arum trekt opnieuw het boetekleed aan en vindt het een betreurenswaardige manier van klachtenafhandeling.
De voorzitter haakt hierop in door te melden dat hij begrepen heeft dat het systeem bij WPM Metea nog niet helemaal werkt zoals het zou moeten werken en verzoekt de vergadering om, als men geen respons krijgt via de mail, dan te bellen of te schrijven. Zeker als het klachten met deuren betreft is het belangrijk dat die zo snel mogelijk opgelost worden.
Actie WPM Metea: Op elke mail zo snel mogelijk respons geven zodat men het vertrouwen krijgt dat de klacht wordt aangepakt.
De voorzitter doet een dringend beroep op de beheerder om de openstaande klachten voor eind volgende week afgehandeld te hebben.
Actie WPM Metea: Voor eind volgende week (27) alle lopende klachten in gang zetten.
De heer Van den Bosch memoreert hierop dat het bestuur verzoeken en vragen gestuurd heeft aan mevrouw Van der Veen en heeft afgesproken daar binnenkort voor bij elkaar te komen.
- Mevrouw Timmer, Blekerstraat 31, vraagt zich nog steeds af waarom het stembiljet niet van te voren ingevuld mag worden en aan een ander meegegeven.
De voorzitter legt uit dat Rijssenbeek advocaten uitgelegd heeft dat het in zo’n geval een schriftelijke stemming betreft en dat mag alleen als er een score van 100% gehaald wordt. Het is de verantwoording van de hele VvE om te zorgen dat er in de eerste vergadering voldoende quorum is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Desnoods kan men dit bereiken door machtigingsformulieren op te gaan halen bij naaste buren waarvan men weet dat ze niet ter vergadering komen. Op die manier is een tweede vergadering, die alleen maar extra geld kost, overbodig. Door het inleveren van een machtigingsformulier geeft de afgever hiervan de gemachtigde zijn stemrecht.
Artikel 36 lid 3 MR 1973 bepaalt dat met een besluit van de vergadering van eigenaars gelijk staat een voorstel, waarmede alle eigenaars schriftelijk hun instemming hebben betuigd. Indien conform artikel 36 lid 4 MR 1973 een tweede vergadering wordt gehouden kan niet worden volstaan met besluitvorming middels zogenaamde stembriefjes van eigenaars die niet aanwezig zijn. Dat komt neer op een schriftelijke stemming en in dat geval dient te worden voldaan aan de vereisten van artikel 36 lid 3 MR 1973, aldus Rijssenbeek.
- De heer Rotgans, Blekerstraat 41, komt terug op het controleren van de uitgevoerde werkzaamheden. Hij geeft WPM Metea nu nog het voordeel van de twijfel maar vindt dat het wel snel moet verbeteren.
De kascontrolecommissie heeft een duidelijke eis gesteld in de vorige vergadering en dat is een handtekening op de factuur, anders wordt er niet betaald.
De heer Van den Bosch antwoordt hierop dat dit precies de reden is dat hierover tussen beheerder en bestuur harde afspraken gemaakt gaan worden.
De heer Van Arum antwoordt op de opmerking van de heer Rotgans dat er deze avond veel op- en aanmerkingen geuit zijn op het functioneren van de beheerder. Hij biedt de vergadering hiervoor nogmaals excuus aan, er is goede nota van genomen.
Sluiting.
Niets meer aan de orde zijnde dankt de voorzitter de aanwezigen voor hun inzet en sluit de vergadering.
Notulen ALV no. 44 - 26 mei 2008
Notulen ledenvergadering
