Notulen Extra Algemene Ledenvergadering d.d. 20 oktober 2008
Locatie: Kerkcentrum De Lichtboog, Klokkeluiderstraat 10 te Almere
Opening
De voorzitter, dhr. De Groot, opent de vergadering en heet iedereen welkom.
Dhr. Schneijdenberg is de accountmanager van WPM Metea en als zodanig de beheerder van de VvE.
Bij de vergadering is de heer Klompenhouwer aanwezig, hij zal de bouwwerkzaamheden van het gebouw technisch begeleiden, toezicht houden en de contractvorming doen. Hij is zelfstandig ondernemer sinds tien jaar en bij de VvE betrokken in opdracht van het bestuur.
Quorumbepaling en eventueel vastleggen tweede vergadering
Het totaal aantal stemmen is 5.908 waardoor er onvoldoende quorum is om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Dit betekent dat er een tweede ALV uitgeroepen zal worden waarop de vandaag genomen beslissingen bekrachtigd zullen worden.
Vaststellen agenda
De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.
Ingekomen stukken/mededelingen
Mw. Leeman (Blekerstraat 165) heeft het verzoek ingediend om minder papierwerk te versturen. De notulen zijn bijvoorbeeld drie keer verstuurd. Dit punt wordt meegenomen.
Dhr. Ter Smitten (Koperslagerhof 15) is van mening dat de leden de ingekomen stukken eigenlijk opgestuurd zouden moeten krijgen vóór de ALV.
Dhr. Van Nieuwenhuizen (Olstgracht 153) en mw Folkertsrna (Olstgracht 9) ontvangen ook graag de ingekomen stukken vóór de ALV.
Dhr. Den Dulk (Olstgracht 77) stelt voor de ingekomen stukken voor de vergadering ter inzage te leggen.
Mw. Van den Berge (Zadelmakerstraat 41) geeft aan dat zij een mailwisseling heeft gehad met het bestuur. Deze mailwisseling wordt echter niet genoemd bij de ingekomen stukken, terwijl haar gemeld was dat de zaken voorgelegd zouden worden op de ALV. De voorzitter legt uit dat dit een extra ALV is. Andere zaken worden besproken op de reguliere ALV in januari. Mails kunnen gestuurd worden naar voorzitter@marehof.nl.
Mw. Folkertsrna (Olstgracht 9) vertelt dat zij al heel lang geleden een mail heeft gestuurd naar het bestuur, waarna zij veel later een mail terug kreeg waarin stond dat een en ander doorgestuurd is naar WPM Metea. Zij heeft hier echter nog steeds niets van gehoord. De voorzitter geeft aan dat het punt opgenomen is op de agenda.
Dhr. Van Zandbeek (Zadelmakerstraat 47) geeft aan dat de communicatie niet goed gaat tussen het bestuur, WPM Metea en de leden. Het is van belang dat leden, wanneer zij een mail sturen, bevestigd krijgen dat deze in behandeling is.
Sommige stukken zijn te laat ingekomen en worden op de volgende reguliere ALV besproken.
Kascommissie.
De kascommissie heeft de stukken bekeken. Dhr. Van den Berg (Olstgracht 75) geeft aan dat ze de volgende constateringen hebben gedaan:
a. De ledenvordering is aanzienlijk. Momenteel is er een schuld van € 98.000,- van de leden
aan de VvE.
b. De aanmaningen kan WPM Metea niet versturen omdat zij een vraagpost hebben van
€ 59.000,- De incasso moet nog voor drie maanden weg geboekt worden en daarom is het
niet bekend welke leden niet betaald hebben.
c. De kascommissie wil het contract tussen beheerder en VvE graag zien. Ze willen weten wat
er afgesproken is over de betalingen aan WPM Metea, aangezien deze de beheersvergoeding in juni aan zichzelf heeft overgeboekt.
d. Momenteel staat een bedrag van € 224.000,- op de lopende rekening, bij de ABN AMRO
bank. De kascommissie wil weten wat het rentepercentage hiervan is en wanneer dit
bijgeboekt wordt. Het is verstandiger om het geld te spreiden, zodat de VvE minder risico
loopt. Het zou goed zijn als de VvE zich verdiept in de rekening.
Bovendien staat er nog een bedrag van € 142.000,- op de spaarrekening bij Fortis. Ook hiervan wil de kascommissie het rentepercentage weten. Het blijkt dat bestuur en beheerder niet goed communiceren over het geld op de rekeningen. Het is van belang dat het bestuur weet wat er gebeurt met de rekening.
e. Er moet terugkoppeling plaatsvinden aan de leden wanneer uit een nota blijkt dat er
werkzaamheden zijn verricht. Gevraagd moet worden aan de leden of de werkzaamheden
daadwerkelijk (goed) zijn verricht.
f. In de stukken zaten boekhoudkundige fouten, die niet gemaakt zouden mogen worden.
g. Wanneer er rekeningen binnenkomen moeten ze direct gecontroleerd worden en niet pas
als ze bij de kascommissie zijn.
Naar aanleiding van bovenstaande punten zijn er de volgende acties:
Actie bestuur: Bij de volgende ALV moeten de rentepercentages van de bankrekeningen bekend zijn.
Actie WPM Metea: Bij de volgende ALV moet bekend zijn welke aanmaningen nog verstuurd moeten worden.
Actie kascommissie: De stukken ook inhoudelijk bekijken.
Mw. Ale (Flevostraat 38) geeft aan dat zij heeft geprobeerd de servicekosten te betalen, dit is echter niet gelukt. Zij heeft vijf keer WPM Metea gebeld en uiteindelijk drie keer zelf de kosten overgeboekt.
Notulen vorige algemene ledenvergadering
Notulen 26 mei 2008 Pagina 3.
Dhr. Van den Bosch (Koperslagerhof 28) geeft aan dat het bestuur sinds de vorige ALV alleen bezig is geweest met het oplossen van andere problemen, waardoor men niet toe is gekomen aan de actiepunten. Deze worden doorgeschoven naar de volgende ALV.
Mw. Folkertsma (Olstgracht 9) geeft aan dat de post gericht wordt aan dhr. Folkertsma.
Actie WPM Metea: Adres Olstgracht 9 veranderen in mw. Folkertsma.
Besluit: De notulen van de ALV van 26 mei 2008 wordt goedgekeurd.
Pagina 9.
Mw. Kools (Olstgracht 5) stelt dat in de notulen staat dat bedrijven die opdrachten uitvoeren uit de regio Almere moeten komen. Bij haar is echter laatst een bedrijf uit Zwolle langs gekomen. Het bestuur neemt dit punt mee.
Notulen 19 juni 2008
In de notulen staat 'de heer T. de Groot', dit moet zijn 'de heer A.F.H. de Groot'.
Besluit: De notulen van de ALV van 19 juni 2008 wordt goedgekeurd.
Beheer VvE Marehof
De beheerder geeft aan dat WPM Metea afscheid heeft genomen van de heer Van Arum en dat hij niet meer werkzaam is bij WPM Metea. Dit is een stap in de goede richting, aangezien de heer Van Arum geen goed werk leverde.
Bij WPM Metea Amsterdam is sprake geweest van zieke werknemers, wat mede verklaart dat er veel dingen fout zijn gegaan.
WPM Metea heeft alle medewerkers uit Amsterdam naar Nieuwegein overgeplaatst, zodat er betere controle is. WPM Metea heeft ingezien geen goed werk geleverd te hebben en biedt daarom 10 % korting op de beheersvergoeding in 2009 en 2010.
Dhr. Roemers (Olstgracht 83) stelt dat het fijn is dat WPM Metea een financiële tegemoetkoming wil geven maar dat hiermee niet alles is opgelost. Men moet inventariseren welke vraagstukken er nog liggen vanuit de leden. De leden moeten weten of hun vraag wel of niet in behandeling is. Er moet een opsomming van de klachten gestuurd worden aan alle leden, zodat zij weten wat de stand van zaken is.
Dhr. Roemer stelt dat er op de volgende vergadering een lijst moet zijn met alle openstaande zaken en de status daarvan.
De beheerder geeft aan dat hij er alles aan zal doen om zo snel mogelijk zo'n overzicht te hebben.
Actie WPM Metea: Lijst maken van alle openstaande zaken en de status hiervan.
Dhr. Ter Smitten (Koperslagerhof 15) geeft aan dat er bij hem een deur is gerepareerd maar dat er van de beheerder geen terugkoppeling is geweest of het werk goed verricht is. Dat zou zijns inziens wel moeten gebeuren.
Dhr. Van den Berg (Olstgracht 75) geeft aan dat hij harde toezeggingen wil van WPM Metea. Het is voor de VvE niet van belang dat WPM Metea gekampt heeft met ziektes, de VvE wil duidelijkheid. Bovendien moet de vergoeding die WPM Metea geeft gebaseerd zijn op het boekhoudkundig werk van de afgelopen zeven maanden.
Dhr. Schulte (Koperslagerhof 9) vindt het verhaal van de beheerder erg kort, hij wil weten hoe de beheerder precies te werk gaat de komende tijd.
Dhr. Schneijdenberg geeft aan dat op de lijst die het bestuur heeft gekregen alle meldingen staan. Er zal een selectie gemaakt worden van de meldingen die nog niet opgepakt zijn. De meeste meldingen hebben betrekking op het onderhoud.
Deze week zal de incassostand in de computer ingevoerd zijn en zal er een overzicht gemaakt worden welke eigenaars een achterstand hebben in de betaling van de servicekosten. Dit moet allemaal goed ingevoerd worden en gekeken moet worden of alles goed is geboekt. Vervolgens worden er aanmaningen gestuurd naar de desbetreffende leden. Dhr. Schulte verzoekt de beheerder voor de tweede ALV alles op orde te hebben.
Mw. Van den Berge (Zadelmakerstraat 41) vertelt dat zij een brief heeft gekregen met daarin hoeveel nog betaald moest worden, het ging echter om een verkeerde periode dus het bedrag klopte niet.
Dhr. Schneijdenberg geeft aan dat dit sinds drie weken allemaal goed in beeld is. Alles wat ingevoerd wordt, is nu gegarandeerd in orde.
Dhr. Van der Velpen (Zadelmakerstraat 36) stelt dat er nu alleen gekeken wordt naar het verleden. Hoe is de regelgeving nu in de organisatie en wat gaat er gebeuren in de toekomst?
Dhr. Schneijdenberg geeft aan dat het bedrijf gecertificeerd is, dit betekent dat er binnen het bedrijf goede procedures zijn. De medewerkers van kantoor Amsterdam zijn overgeplaatst naar Nieuwegein om ervoor te zorgen dat ook zij de procedures handhaven.
Dhr. Van Zandbeek (Zadelmakerstraat 47) heeft vorige week contact gehad met de beheerder. Deze zou hem terugbellen, maar heeft dat niet gedaan. De beheerder spreekt zijn spijt hierover uit.
Dhr. Van Lint (Blekerstraat 113) vindt dat de beheerder ervoor moet zorgen dat de leden vóór de ALV in januari weten wat de stand van zaken is wat betreft de klachtenmeldingen. De beheerder zegt deze toezegging te kunnen doen.
Actie WPM Metea: Zorgen dat de leden voor de ALV in januari weten wat de stand van zaken is wat betreft de klachtenmeldingen.
Dhr. Van den Berg (Olstgracht 75) wil voor de tweede ALV weten welke korting de VvE kan krijgen op de beheersvergoeding. Hij vindt 10% te weinig want er zaten te veel fouten in de boekhouding.
Actie bestuur: Onderzoeken hoeveel korting de VvE kan krijgen op de beheersvergoeding.
Dhr. De Groot (Blekerstraat 21) geeft aan het jammer te vinden dat er niemand van de directie van WPM Metea aanwezig is.
Dhr Schneijdenberg antwoordt hierop dat de VvE het beste zelf aan de directie om hun aanwezigheid kan vragen.
Mw. Berends (Olstgracht 11) vraagt of het mogelijk is dat de beheerder een formulier rondstuurt waarop de klachten ingevuld kunnen worden. Daarnaast zou het fijn zijn als de beheerder het terugkoppelt wanneer ze een klacht hebben ontvangen.
Actie WPM Metea: Brief sturen met daarin een formulier waarop men klachten / reparatieverzoeken kan melden.
Dhr. Van den Bosch (Koperslagerhof 28) geeft aan dat het doel van deze extra ALV o.a. was of men WPM Metea als beheerder aan zou willen houden. De agenda is opgesteld in september en sindsdien is er veel gebeurd. Het bestuur heeft gekeken wat het in zou houden als de VvE zelf het beheer gaat doen maar dat zou heel veel tijd gaan kosten. Het is onmogelijk om dan de continuïteit te handhaven.
Dhr. Van den Berg (Olstgracht 75) wil dat de leden er wel rekening mee houden dat het bestuur werkt op vrijwillige basis. Zij kunnen niet alles direct beantwoorden, aangezien zij dan dag en nacht bezig zijn met de VvE.
De voorzitter wil van de gelegenheid gebruik maken om te melden dat drie bestuursleden (de penningmeester, de secretaris en een algemeen bestuurslid) aftreden. Het is noodzakelijk dat deze plekken opgevuld worden.
Presentatie aanpak lekkages Olstgracht
Eind 2007 heeft het bestuur, na overleg met ter zake kundigen, geoordeeld dat het niet langer zin heeft om geld uit te geven aan lapwerk en tijdelijke reparaties betreffende de lekkende uitbouwen (erkers) aan de Olstgracht. De lekkageproblemen dateren al uit de jaren tachtig. De basis van alle problematiek is het kouderugprobleem van de kozijnen en daar is bouwtechnisch geen 'waterdichte' oplossing voor.
Vorig jaar is op de Meerjaren Onderhoudsplanning voor 2009 een flink bedrag gereserveerd, als aanloop naar een algehele vervanging van de uitbouwen aan de straatzijde van de Olstgracht. In het voorjaar en de zomer van 2008 zijn de bouwkundig identieke erkers van de kantoorhoekpanden in de Flevostraat en de Brouwerstraat door de desbetreffende vastgoedeigenaars geheel vervangen. Het belangrijkste aspect hierbij is dat alle stalen onderdelen zijn vervangen door andere materialen. Het bestuur heeft inzicht gekregen in de onderliggende stukken van dat werk en wil de vergadering een plan van aanpak voorleggen om dezelfde weg in te slaan. Aan de leden wordt een presentatie gegeven van het plan. Begroot is dat de werkzaamheden € 31.871,81 per erker zullen kosten. Deze prijs is een indicatie van de bouwer. In totaal zijn er zestien erkers waarbij het noodzakelijk is dat ze direct verbeterd worden.
Mw. Folkertsma (Olstgracht 9) vraagt of er bij de plannen rekening is gehouden met de zonneschermen.
Geantwoord wordt dat daar geen rekening mee gehouden is, dit zal nader bekeken moeten worden.
Dhr. Ter Smitten (Koperslagerhof 15) vraagt of er gegarandeerd kan worden dat de problemen na deze werkzaamheden verholpen zijn.
Het bestuur geeft aan dat er geen zekerheid gegeven kan worden, maar het heeft sowieso geen zin om de erkers nogmaals op te gaan lappen.
Dhr. Van Nieuwenhuizen (Olstgracht 153) vraagt of de architect akkoord is met het plan. Deze vraag blijkt niet van toepassing. De welstandscommissie moet het wel goedkeuren, maar hebben dat bij de Flevostraat en de Brouwersgracht ook gedaan, dus verwacht men geen problemen daaromtrent.
Dhr. Andriessen (Olstgracht 143) is benieuwd hoe lang het gaat duren voordat de werkzaamheden aanvangen.
Zodra er toezegging wordt gegeven voor het plan, zal voorjaar 2009 begonnen worden. Natuurlijk moet dit overlegd worden met de aannemer. Op de ALV in januari zal er meer bekend zijn.
Dhr. Van Zandbeek (Zadelmakerstraat 47) vraagt of de prijzen bij verschillende aannemers vergeleken worden.
Het bestuur antwoordt dat er zullen drie à vier offertes aangevraagd worden. De heer Klompenhouwer zal hierbij helpen.
Voorstel tot verhoging van de voorschotbijdragen 2009 met inflatiecorrectie
Verwacht wordt dat de voorschotbijdragen met 3 tot 4 % geïndexeerd worden.
Mw. Berends (Olstgracht 11) vraagt of de VvE er financieel goed voor staat.
Afgelopen jaar zijn de voorschotbijdragen verhoogd met meer dan 30% om te voorkomen dat er financiële problemen zouden ontstaan. Dit jaar is het voldoende om de bijdragen slechts te indexeren. Er is de afgelopen jaren veel gesproken over de financiën van de vereniging. Tien jaar geleden is er geld geleend uit de onderhoudspost en dat wordt nu pas terugbetaald. Dit betekent dat er nu extra inkomsten zijn voor de VvE. Wanneer de onderhoudspost weer voldoende geld heeft, zullen de voorschotbijdragen vrij stabiel blijven. Verwacht wordt dat de VvE over vijf a tien jaar gezond is.
Dhr. Ter Smitten (Koperslagerhof 15) vindt dat de voorschotbijdragen te veel stijgen. Hij denkt dat de VvE over een paar jaar kan overwegen om geld te lenen.
Dhr. Schutte (Koperslagerhof 9) vindt het niet verstandig om te gaan lenen als VvE aangezien je daar ook rente over betaalt. Bovendien kan een VvE geen geld lenen.
Het geld is nodig voor verschillende werkzaamheden en wanneer de bijdrage niet wordt verhoogd, komt de VvE in de problemen met het bekostigen van deze werkzaamheden.
Mw. Adolfs (Blekerstraat 37) vraagt of het mogelijk is om ergens terug te zien of de vorige bewoner de voorschotbijdragen heeft betaald. Dit staat vermeld in de verkoopakte als het goed is.
Het bestuur stelt de vergadering voor om per 1 januari 2009 de maandelijkse voorschotbijdragen te verhogen met alleen de inflatiecorrectie.
Rondvraag
Dhr. Rotgans (Blekerstraat 41) vraagt waar het geld heen gaat dat de parkeerplaatshouders betalen.
Geantwoord wordt dat dit zal uitgelegd zal worden op de eerstvolgende ALV.
Op de bovenste verdiepingen bij de dakterrassen zitten houten schotten, deze zijn in slechte staat. Dhr. Rotgans (Blekerstraat 41) stelt voor om deze schotten te vervangen door betonplex.
Dhr. Klompenhouwer geeft aan dat er volgende week een inspectieronde wordt gedaan voor het schilderwerk. Er zal dan gekeken worden naar de houten schotten.
Actie de heer Klompenhouwer: Bij inspectieronde schilderwerk kijken naar de staat van de houten schotten bij de dakterrassen.
Dhr. Oossanen (Blekerstraat 167) vertelt dat, toen hij terugkwam van vakantie, twee ruiten gebroken waren. Bij sterke wind valt er glas uit. Hij vraagt wanneer dit opgelost wordt.
Dhr. Van den Bosch (Koperslagerhof 28) geeft aan dat het bestuur hier foto's van heeft laten maken maar dat de beheerder dit verder niet heeft opgepakt. Er is aan de beheerder gevraagd contact op te nemen met de verzekeringsmaatschappij. De pui staat namelijk in het zicht van een camera, dus de verzekeringsmaatschappij kan de beelden bekijken. Momenteel ligt het bij de beheerder.
Dhr. Geert vertelt dat hij uit België komt en dat daar het fenomeen VvE niet bekend is. Het is hem opgevallen dat heel veel eigenaars naar deze vergadering hun frustraties mee hebben genomen. Ook het bestuur toont veel frustraties. De bedoeling is juist dat een VvE mensen naar elkaar toe brengt die iets gemeenschappelijks hebben. Iedereen is alleen maar gefrustreerd. Hier moet verandering in komen, anders kan er nooit sprake zijn van een vereniging.
Mw. Wijders (Blekerstraat 107) hoopt dat de volgende ALV niet gepland wordt in een schoolvakantie, aangezien men dan op vakantie wil en niet aanwezig kan zijn. Dhr.
Van den Bosch (Koperslagerhof 28) geeft aan dat het streven altijd is om de ALV te houden op maandag. Ze hebben geen rekening gehouden met de schoolvakantie aangezien er haast bij was om deze vergadering te plannen.
Sluiting
De voorzitter dankt de aanwezigen en sluit de vergadering om 23.00.
Notulen stemvergadering - 18 november 2008
Notulen ledenvergadering
