Verslag Bijzondere ledenvergadering 17 SEPTEMBER 2007
Aanwezige bestuursleden:
-dhr. R. van den Bosch (woordvoerder namens het bestuur)
-dhr. J. van Loo
-dhr. E. de Groot
Aanwezige leden financiële commissie:
-dhr. R. Jackel (woordvoerder namens de commissie, verder in het verslag genoemd “Fico”)
-dhr. T. van den Berg
Eigenaren/bewoners van het complex Marehof (volgens presentielijst)
Notulist:
-dhr. P. Soetens
Voorzitter van de vergadering is dhr. T. de Groot (in het verslag verder aangeduid als “vz”)
OPENING
De vz opent de vergadering en heet een ieder hartelijk welkom op deze bijzondere ledenvergadering.
Hij geeft aan dat er op deze vergadering geen besluiten genomen zullen worden, omdat het bestuur eerst met de leden van gedachten wil wisselen over de stand van zaken m.b.t. de financiën en het beheer.
VASTSTELLEN AGENDA
Niemand van de aanwezige leden heeft op- of aanmerkingen over de concept-agenda, zodat deze conform wordt vastgesteld.
INGEKOMEN STUKKEN
Er zijn geen stukken ingekomen die betrekking hebben op de agenda geplaatste onderwerpen.
MEDEDELINGEN
De vz vraagt (namens de notulist) dat een ieder die het woord wil nemen vooraf eerst duidelijk zijn/haar naam en adres vermeld.
FINANCIËN EN ONDERHOUD
De vz geeft het woord aan dhr. R. van den Bosch, die namens het bestuur een inleiding zal houden m.b.t. de zaken die tot deze bijzondere ledenraadpleging hebben geleid.
Dhr. Van den Bosch heet de nieuwe eigenaren (die sinds de vorige vergadering in Marehof zijn komen wonen) hartelijk welkom.
Tevens wil hij mede namens het bestuur alle vrijwilligers die zich geheel belangeloos voor de VvE inzetten hartelijk dank zeggen.
Het komt niet vaak voor dat er een bijzondere ledenvergadering wordt uitgeschreven en dat de beheerder Van der Linden Vastgoedmanagement deze keer niet achter de tafel zit is ook bijzonder.
Het bestuur heeft de beheerder gevraagd om deze bijeenkomst niet bij te wonen, omdat deze partij is bij beide agendapunten (financiën en onderhoud).
Tevens kan er nu vrijuit met elkaar van gedachten worden gewisseld over de zaken die het gezamenlijke eigendom aangaan.
Voorts geeft de heer Van den Bosch aan dat het eveneens bijzonder te noemen is dat de Fico onlangs een zeer zwaarwegend advies aan het bestuur heeft gegeven m.b.t. financiële toekomst van de VvE.
Het zal voor velen geen nieuws zijn dat het met de VvE niet gaat zoals het zou moeten gaan, zowel onderhoudstechnisch als financieel.
Het duurder uitvallen van de renovatie (2002) heeft hiermede slechts den dele te maken.
Hetgeen wat zich nu wreekt is met name het gebrek aan liquide middelen, hetgeen voornamelijk te maken heeft met het feit dat er in de loop van de jaren (wel 25 jaar) niet voldoende geld opzij gezet is voor het noodzakelijke onderhoud.
De Fico is de afgelopen periode dieper dan ooit tevoren in de boeken gedoken en is tot de conclusie gekomen dat de financiële onderbouwing van de Meerjarenonderhoudsplanning (MJOP) vraagtekens oproept.
De Fico heeft naar aanleiding van haar constateringen een advies aan het bestuur voorgelegd, hetgeen het bestuur heeft overgenomen.
Of de huidige beheerder in staat is om z’n taak beter uit te voeren, bestaat binnen de Fico geen overeenstemming.
Tenslotte bedankt de heer Van den Bosch de Fico voor het vele goede werk dat in de afgelopen periode is verzet.
De vz geeft het woord aan de heer Jackel, die namens de Fico verslag zal doen van haar bevindingen en haar aanbevelingen aan het bestuur.
De heer Jackel geeft via een beamer-presentatie een toelichting en verzoekt de aanwezigen om na de presentatie eventuele vragen te stellen.
Onderwerpen die hierbij aan de orde zijn is het groot onderhoud, de financiën, de rol van de beheerder en een plan van aanpak om tot verbetering van de situatie te komen.
Het meest in het oog springende is het opschorten van de uitvoering van het voegwerk.
Dit vanwege een dreigend financieel tekort.
Om de kosten te spreiden zal het schilderwerk niet meer in één keer worden uitgevoerd, maar 1 of 2 blokken per jaar.
Het verbaast de Fico dat zelfs bij een forse overschrijding van het renovatiebudget de renovatiebijdrage niet is aangepast en er geen rekening is gehouden met rentederving in de MJOP.
Verder is het volgens de Fico hoogst merkwaardig te noemen dat in de MJOP’s nooit rekening is gehouden met prijsstijgingen (geen indexatie toegepast).
De beheerder ziet als oplossing voor de financiële tekorten om een geldlening aan te gaan.
De Fico is van mening dat dit niet de oplossing is, maar er “winst” behaald kan worden door spreiding van de onderhoudsopdrachten en door spreiding van betalingen in meer termijnen.
De Fico is van mening dat de beheerder de financiële positie veel rooskleuriger voorstelt dan in werkelijkheid het geval is.
Tenslotte stelt de Fico voor om eerst een grondige bouwkundige inspectie te houden en aan de hand daarvan tot een realistische MJOP te komen, zonder verrassingen achteraf.
Het zal waarschijnlijk lastig zijn om te voorkomen dat de bijdrage in de onderhoudskosten moet worden verhoogd, om de financiële positie van de VvE te versterken, maar het is niet te verwachten dat het daarbij om een groot bedrag zal gaan. De beheerder zal in de toekomst de VvE dienen te adviseren bij de te maken keuzes. De VvE is de klant en dient alle informatie te krijgen van de beheerder die kan leiden tot verantwoorde keuzes met inzicht in alle financiële consequenties daarvan.
OVERSTAPPEN NAAR EEN ANDERE BEHEERDER
De vz bedankt de Fico voor haar grondige arbeid en heldere presentatie en geeft vervolgens het woord aan het bestuur bij monde van de heer R. van den Bosch, die verslag zal doen van de functie beheerder zoals deze tot nu toe is ingevuld.
De heer Van den Bosch geeft aan dat vanaf de oplevering van het complex in 1981 Van der Linden door de projectontwikkelaar is aangezocht om als administrateur op te treden, wat zowel bestuur als beheer inhield.
Pas vanaf 2002 heeft de VvE een bestuur dat bestaat uit eigenaren/bewoners.
Vanaf die tijd was Van der Linden alleen nog beheerder, maar bleef in de praktijk het complex runnen zoals ze altijd al hadden gedaan.
Ten gevolge daarvan is ondoorzichtigheid en onvoorspelbaarheid m.b.t. het beheer van het complex in al z’n vormen naar voren gekomen.
Dat de Fico daar nu de vinger op legt is misschien voor Van der Linden niet leuk, maar voor de VvE van wezenlijk belang.
Het bestuur heeft offertes gevraagd bij een 4-tal bedrijven die de rol van beheerder op zich zouden kunnen nemen. Bij deze bedrijven zit ook Van der Linden.
Binnen het bestuur bestaat er echter nog geen overeenstemming of Van der Linden ook nog een kans moet krijgen. Maar de ledenvergadering zal zich daar uiteindelijk over moeten uitspreken.
Omdat zowel de Fico als het bestuur nog meer gegevens nodig hebben om tot een verantwoorde keuze te komen, zal de ledenvergadering zich niet eerder dan in januari 2008 zich hierover uit kunnen spreken.
De vz geeft vervolgens het woord aan de bewoners/eigenaren:
De navolgende leden maken daarvan gebruik:
-Mevr.M.A.W. Ale , Flevostraat 38
-Dhr. J. Schulte, Koperslagerhof 9
-Dhr. D.A. Schoutsen, Olstgracht 35
-Dhr. F.J. ter Smitten, Koperslagerhof 15
-Mw. M.J.K. Vuyk, Touwslagerhof 23
-Dhr. T.J.M. van den Berg, Olstgracht 75
-Dhr. P. van Wijk, Olstgracht 91
-Dhr. W. Roemers, Olstgracht 83
-Dhr. J.C.A.P. Bakker, Zadelmakerstraat 48
Mw. Ale vraagt zich af of de nu aan de orde zijnde onderwerpen te maken heeft met de nieuwe wetgeving op dit terrein en zij stelt vraagtekens bij de periode die de MJOP bevat. Ook vraagt zij zich af waarom het bestuur pas nu hiermee naar de leden toekomt.
De heer Jackel antwoordt dat de huidige wetgeving niets met deze onderwerpen van doen heeft. Wat de periode van de MJOP betreft hoeft het doorlopen van de jaren geen bezwaar te zijn, als de invulling daarvan maar realistisch is.
Dhr. Schulte vraagt of Van der Linden een wanprestatie heeft verricht en daarvoor aansprakelijk gesteld zou moeten worden.
Zowel de Fico als het bestuur zijn van mening dat er geen onrechtmatigheden zijn gebeurd, zodat hiervan geen sprake zal zijn.
Dhr. Schoutsen stelt vraagtekens bij het lenen uit de onderhoudspot en treft geen goede onderbouwing van de MJOP aan.
De Fico geeft aan dat dit juist is, hetgeen mede komt door onvoldoende kennis destijds hierover.
Dhr.Ter Smitten vraagt zich af of het niet beter is om een accountant in te huren.
De Fico deelt mede dat dit al vaker aan de leden is voorgelegd, maar vanwege de hoge kosten nooit tot uitvoering is gekomen.
Maar als de leden daarvoor kiezen dan komt deze er ook.
Dhr. van den Berg geeft aan dat de kascontrolecommissie vaak onvoldoende medewerking kreeg van Van der Linden bij de uitoefening van haar taak.
Mevr. Vuyk is voorstander van een accountant.
De vz zegt dat als de ledenvergadering daarover wil besluiten de voorstellen daarvoor ingediend kunnen worden op de volgende vergadering van de VvE.
Dhr. van Wijk stelt vraagtekens bij de uitvoering van het schilderwerk wat thans in uitvoering is en hij uit klachten over de kwaliteit van het schoonmaakonderhoud.
Het bestuur verwijst naar de bekende contactpersonen om klachten daarover te deponeren en merkt op dat deze zaken nu niet op de agenda staan.
Dhr.Roemers vraagt zich af of er een kwalitatieve onderbouwing is van de MJOP en wat het bestuur heeft bewogen om ook Van der Linden uit te nodigen om een offerte uit te brengen.
Het bestuur antwoord dat de kwalitatieve onderbouwing getoetst zal moeten aan de hand van de geleverde prestaties en dat Van der Linden ook een kans moet krijgen om zich van een betere kant te laten zijn.
Mw. Ale vraagt zich nog af of er al gekeken is naar de cash-flow situaties m.b.t. de beheerders.
Het bestuur en de Fico zal daar onderzoek naar doen (K.v.K. e.d.).
Mw.Vuyk vraagt zich af of Van der Linden helemaal uit beeld is en zij weet niet goed wat er eigenlijk van de leden nu verwacht wordt.
Het bestuur zegt dat het doel van deze vergadering is om te informeren en met elkaar te discussiëren. Van der Linden is niet bij voorbaat al uit beeld.
Dhr. Ter Smitten wil graag weten of de andere bedrijven die een offerte hebben ingediend bekend zijn in Almere en daar ook complexen beheren.
Het bestuur geeft aan dat de twee overgebleven bedrijven waarmee nu gesprekken worden gevoerd in Almere bekend zijn.
Dhr. Bakker vraagt aandacht voor een goed relatiebeheer met de toekomstige beheerder.
Het bestuur zegt toe daar alle energie in te stoppen die mogelijk is. Als er met een nieuwe beheerder een nieuwe start wordt gemaakt zullen er duidelijke werkafspraken worden gemaakt.
Dhr. Van den Berg zegt dat we blij moeten zijn dat er een bestuur is. Er zouden meer leden actief moeten zijn om de gemeenschappelijke belangen te behartigen. Het is volgens hem niet goed om elkaar af te vallen of anderszins verdacht te maken.
Dit wordt met applaus vanuit de zaal bekrachtigd.
SLUITING
De vz bedankt iedereen voor zijn/haar bijdrage en wenst allen wel thuis.
Notulen ledenvergadering
Algemene ledenvergadering
