Notulen ALV no. 37 - 22 november 2004

Notulen van de 37ste algemene ledenvergadering van de Vereniging van Appartementseigenaars “Marehof”, gehouden op 22 november 2004 te Almere.

Aan de bestuurstafel zitten:

D. Schoutsen - voorzitter vergadering

R. van den Bosch - voorzitter van bestuur

I. Beek - financiële commissie

dhr. T.W. Eijsink - algemeen manager (Van der Linden VGM)

dhr. M.J. van Koldenhoven - hoofd technisch beheer (Van der Linden VGM)

dhr. M. van Beusekom - opzichter (Van der Linden VGM)

mevr. P.F. Klinkenberg - notulist (Van der Linden VGM)

Opening / vaststelling stemmenaantal

De voorzitter opent om 20.07 uur de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Het aantal stemgerechtigden, de aanwezige leden inclusief de machtigingen, is in stemmenaantal (61) niet voldoende, zodat de gebruikelijke vervolgvergadering op 7 december a.s. ook dit jaar weer noodzakelijk is. Deze begint dan om 19.00 uur in plaats van 19.30 hegeen in de brief vermeld staat.

Benoeming voorzitter van de vergadering

Om als voorzitter van de vergadering op te treden is de heer D. Schoutsen gevraagd. De aanwezige leden gaan akkoord met zijn voorzitterschap.

Vaststelling agenda

Agendapunt 7 en 9 verwisselen van plaats zodat de punten beter op elkaar aansluiten. Toegevoegd wordt agendapunt 14a. In dit punt wordt de verbouwingsaanvraag van de rijwielhandel aan de achterzijde van de Zadelmakerstraat behandeld.

Ingekomen stukken/mededelingen

Er zijn geen stukken bij het bestuur binnengekomen dan al in de agenda zijn verwerkt. Er zijn 2 stemmachtigingen bij Van der Linden binnengekomen en 4 bij het bestuur. Dhr. Van den Bos meldt dat de vice-voorzitter van het bestuur, dhr. Van der Velpen, wegens vakantie afwezig is. Dhr. Beek deelt mede dat dhr. Kaper afgetreden is als voorzitter van de FiCo omdat hij verhuist is. Dhr. Beek is zijn vervanger.

Notulen van de ledenvergadering d.d. 17 mei en 1 juni 2004

De notulen worden tekstueel en inhoudelijk doorgenomen.
Blad 1 punt 4; nog steeds zijn niet alle naamplaatjes correct, leden met een foutief naambordje kunnen zich melden bij dhr. Van Beusekom.
Blad 2 punt 9; het afkitten van de glazen luifels valt onder de renovatie en het afkitten van de trappenhuizen is groot onderhoud. In verband met de lekkageproblemen op de Olstgracht is er een nieuw dak geplaatst.
Tot op heden is het nog niet aan de orde geweest om mensen uit het intercomsysteem te houden bij de voortgang van het vervangen van de intercomunits.
Blad 3 punt 10; er is nog geen gesprek geweest met de brandweer inzake een LP detectie in de garage.
Blad 3 punt 11; de illegale overstort welke uitkomt op het balkon van mevr. Rotgans is niet illegaal. Het is de legale overstort van het bovengelegen kantoorgebouw. Van der Linden is in gesprek met de eigenaar van kantoorpand om dit te wijzigen. Mevr. Rotgans vindt het niet erg dat er een afvoer zit, alleen stort het nu van 4 meter naar beneden.
De genoemde schotel op Blekerstraat 73 zit er niet. Welk adres wel bedoeld werd is nu niet bekend. De leden hebben geen andere vragen of opmerkingen

Betalingsachterstanden

De totale achterstand bedraagt momenteel circa 8800 euro. Er zijn nog een aantal oude posten en er liggen 8 zaken bij het incassobureau. Eén zaak is van een oud bewoner, de overige zaken zijn van leden welke nog woonachtig zijn in het complex. Onder de achterstand zijn kortlopende achterstanden met een totaal van circa 2000 euro.
Dhr. Van den Bosch meldt dat hij heeft gelezen dat als er een half jaar niets met een achterstand wordt gedaan deze vordering op de persoon vervalt en het openstaande bedrag over de overige leden wordt verdeelt. Hij wil dit ondervangen door een boete in te stellen voor leden die meer dan 1 maand achterstand hebben. Dit geldt uiteraard niet voor leden welke een regeling hebben getroffen om hun achterstand in te lopen. Het bestuur zal met een voorstel komen voor de volgende vergadering.

Verslag BeCo (bewonerscommissie)

De bewonerscommissie is uitgebreid met een groot aantal leden. De bewonerscommissie komt elke 1ste maandag van de maand bijeen en zijn nu 1 jaar bezig. Men wil nu wat slagvaardiger overkomen door zich op een paar zaken te richten. Een aantal projecten waar men zich nu op gaat richten zijn o.a. het opstellen van een huishoudelijk reglement, de garagedeuren, de schoonmaakcontracten en met de beheerder het gesprek vervolgen over de bestaande klachtenregeling. BeCo wil zich hierdoor meer profileren en daardoor meer op de voorgrond treden.

Beleidslijn bestuur

Dhr. Van den Bosch heeft als voorzitter van het bestuur reeds de beleidslijn verwoord in de nieuwsbrief van oktober. Het thema was “u bent de baas”.
Duidelijk is dat de algemene ledenvergadering de besluiten neemt. Het voorstel is dan ook om 2 keer per jaar een algemene ledenvergadering te houden. Daarnaast heeft het bestuur aan de beheerder voorgesteld om 4 keer per jaar uitgebreid bijeen te komen en het bestuur wil spreekuur gaan houden. Er is nu binnen het complex een eigen vergaderruimte gerealiseerd. Het bestuur vindt dat er nu teveel kleinere, maar daarom niet minder belangrijke zaken blijven liggen. Op 26 juli jl. is het bestuur voor het eerst bijeen gekomen en heeft gesproken over de schotelantennes en het houden van een bedrijf aan huis. Het bestuur heeft bezwaar aangetekend bij de gemeente tegen het voorstel om ook bij een appartement een bedrijf aan huis te mogen vestigen. Het bestuur heeft echter nog niets van de gemeente gehoord.

Er zijn veel reacties binnengekomen op het concept huishoudelijk reglement. Het bestuur gaat actief bekijken of de leden zich houden aan de akte van splitsing. Aangezien de secretaris zich niet kon vinden in het standpunt van de overige 2 bestuursleden is deze opgestapt. Het bestuur is nog op zoek naar 3 leden. Voor de invulling van deze functies wordt verwezen naar de nieuwsbrief en de website.
Het bestuur voert alleen uit wat de algemene ledenvergadering besluit. Het bestuur komt niet in de plaats van de groepsraad. De bewonerscommissie is de link tussen de beheerder en de leden. Er is nog geen besluit genomen wat te doen met zaken die al 22 jaar gedoogd zijn. Het bestuur vraagt mandaat aan de algemene ledenvergadering strikte uitvoering te mogen geven aan het huishoudelijk reglement en de akte van splitsing. De aanwezige leden gaan hier mee akkoord.

Verslag FiCo en toekomstvisie groot onderhoud

Een aantal weken geleden werd de conceptbegroting 2005 door Van der Linden besproken met de FiCo. Omdat de kosten voor de renovatie zijn uitgelopen en er nodig iets moet gebeuren aan het groot onderhoud is er een 2de begroting gevraagd aan Van der Linden. Hierdoor moet de maandbijdrage worden verhoogd. De afgelopen jaren is de bijdrage niet verhoogd, zelfs niet geïndexeerd volgens de heer Beek namens de FiCo.

Begroting 2005

Over de begroting is bij het vorige agendapunt al het nodige genoemd. De meeste posten zijn alleen geïndexeerd.De grootste wijziging zit bij het punt 10.3 opbouw reservefonds. Hier is het bedrag opgenomen dat nodig is voor de benodigde opbouw van de reserves.

Afwikkeling renovatie

De wens is om dit punt zo snel mogelijk van de agenda te krijgen. Bij de firma Noordersluis is een nieuwe directeur aangesteld die zich eerst in de stukken wil verdiepen voor hij uitsluitsel geeft. Het probleem zit in de afwikkeling van de gecoate vloeren en de lekkages in de glazen trappenhuizen.
Om tot een afronding te komen met de firma Noordersluis is het laatste termijn betaald met uitzondering van 5000 euro en de restrictie dat de gecoate vloeren worden opgeleverd zoals ze waren voor de renovatie. De vereniging zal dan aan een andere aannemer de opdracht verstrekken om een tegelvloer aan te brengen. Eén offerte is er al, de kosten bedragen voor 2 woonlagen 34000 euro. Het advies van de beheerder aan Holland bouwchemie is om de zaak af te kopen. Hiervoor hoeven zij dan niet de toplaag te verwijderen. Dit wordt dan gedaan door de aannemer welke de tegelvloer zal leggen. Wil Holland bouwchemie de zaak niet afkopen dan zal de beheerder hen dwingen de vloer op te leveren zoals deze was voor de renovatie.
De tegelrand bij de lift van de Olstgracht is niet afgekit. Dhr. Van Beusekom zal dit opnemen.

Verkiezing bestuursleden

Voor de vergadering hebben zich geen leden aangemeld voor een functie binnen het bestuur. Zittende de vergadering ook niet. Er kan dus geen secretaris worden aangesteld.

Verkiezing commissieleden

Voor de vergadering hebben zich geen leden aangemeld voor een functie binnen een van de commissies. Zittende de vergadering ook niet. Ook hier blijven vacatures.

Huishoudelijk reglement

De reacties welke op het concept huishoudelijk reglement zijn binnengekomen zijn in een bijlage voor de vergadering uitgedeeld. Dhr. Van den Bosch legt uit waarom een huishoudelijk reglement nodig is. De vergadering wil dat het bestuur de open gaten in het huishoudelijk reglement invult en dit op de volgende vergadering in stemming brengt. De aanwezige leden gaan akkoord met het huishoudelijk reglement zoals het aan de bewoners is verstrekt.
De meerderheid van de aanwezige leden is voor dat ten aanzien van geluidsoverlast op zon- en feestdagen geldt dat men tussen 22.00 en 08.00 geen geluidsoverlast mag veroorzaken. Deze aanpassing zal in het nieuwe concept huishoudelijk reglement worden opgenomen.

Bouwaanvraag uitbreiding achterzijde Zadelmakerstraat fietsenwinkel

Dhr. Van Koldenhoven licht de 2 tekeningen toe welke getoond worden op de vergadering. Het gaat om het dicht zetten van 12 vierkante meter van de algemene ruimten voor opslag. De fietsenwinkel Profiel zal aansprakelijk worden gesteld voor het onderhoud hiervan. Het bestuur en de beheerder adviseren de leden hier hun toestemming aan te verlenen.

Rondvraag / Diversen

De verlichting onder de poort wordt door de gemeente meegenomen in het algemene plan. Het duurt alleen wat langer omdat is gebleken dat er zich slaapkamers bevinden boven het stuk waar de gemeente armaturen wil plaatsen. Om te voorkomen dat dit lichtoverlast bezorgt zoekt de gemeente nog naar een andere oplossing. De lantaarns zijn wel al geplaatst. De aanleg van het parkje is ook en zaak van de gemeente.

Mevr.Fontijn voert nog steeds duiven. Ook gooit zij etensresten over haar balkon. Gelet op het feit dat duivenpoep het algemene bezit van de vereniging beschadigt, b.v. het verfwerk, zal het bestuur tezamen met de beheerder hardere acties ondernemen richting mevr. Fontijn. Tevens zal er een voorstel komen om in het huishoudelijk reglement een boete op te nemen voor het niet reageren op een besluit vanuit de vergadering.

Voor de herinrichting van de hoven is de bewonerscommissie in gesprek met de gemeente. Het terrein ophogen staat bij beiden als eerste punt op de agenda.

Op de Touwslagerhof is bij 13 bergingen ingebroken. Het is raadzaam om altijd aangifte te doen. Uiteraard doet de vereniging aangifte van alle schade aan de opstal. Schade aan de deur, het slot en het kozijn zal verhaald worden op de verzekering van de vereniging. Ontvreemde inboedel dient men te melden bij de eigen verzekering.

Een appartement en een parkeerplaats kunnen apart te koop worden aangeboden omdat de rechten gesplitst zijn. Er zijn al diverse mensen van buiten de vereniging die een parkeerplaats hebben in de garage. Het is mogelijk om in het huishoudelijk reglement op te nemen dat parkeerplaatsen alleen aan leden binnen de vereniging verkocht kunnen worden. Dit zal in het nieuwe concept van het huishoudelijk reglement worden meegenomen. Daar een verkochte parkeerplaats via de notaris transporteert zijn de eigenaren bekend bij de beheerder en betalen zij servicekosten voor de parkeerplaats en daardoor mee aan het onderhoud van de garage.

Nu de deuren van de parkeergarage open staan komt het voor dat er vreemden gebruik maken van de parkeerplaatsen. Iedereen kan nu zo naar binnen en dit draagt niet mee aan de veiligheid. Het is echter niet de oorzaak van de inbraak aan de Touwslagerhof. De nieuwe lamellen voor de garagedeur zijn bestelt bij de firma Eurorol uit Zeewolde. Er hangt een behoorlijk prijskaartje aan een nieuwe oplossing voor de garagedeuren.

Het stukje grond dat de fietsenwinkel dicht wil zetten is eigendom van de vereniging. Echter de fietsenwinkel is als huurder géén lid van de vereniging. Men hoeft niet bang te zijn dat dit stukje grond straks onteigend wordt omdat het geen appartementsrecht heeft.

Aangezien de deur naar de bergingen van de Touwslagerhof is ontzet door de inbraak zal Van der Linden bezien of er een tijdelijke oplossing kan komen tot de nieuwe cilinder is geplaatst.

Sluiting

Niets meer ter tafel komend dank de voorzitter de nog aanwezige leden voor hun inbreng, sluit om 22.36 uur de vergadering en wenst een ieder wel thuis.

Notulen stemvergadering - 12 december 2004
Notulen ledenvergadering
Algemene ledenvergadering