Notulen van de 36ste algemene ledenvergadering van de Vereniging van Appartementseigenaars “Marehof”, gehouden op 17 mei 2004 te Almere
Aan de bestuurstafel zitten:
dhr. A. Kaper, financiële commissie
dhr. T.W. Eijsink, algemeen manager (Van der Linden VGM)
dhr. M.J. van Koldenhoven, hoofd technisch beheer (Van der Linden VGM)
dhr. M. van Beusekom, opzichter (Van der Linden VGM)
mevr. P.F. Klinkenberg, notulist
Opening / vaststelling stemmenaantal
Bij afwezigheid van dhr. Van den Bosch en Van der Velpen, opent dhr. Eijsink om 20.05 de vergadering en heet iedereen van harte welkom. Het aantal stemgerechtigden, de aanwezige leden inclusief de machtigingen, is in stemmenaantal (44) niet voldoende, zodat de gebruikelijke vervolgvergadering op 1 juni a.s. ook dit jaar weer noodzakelijk is.
Vaststelling agenda
Er zijn geen andere agendapunten binnengekomen.
Ingekomen stukken / mededelingen
- 9 stemmachtigingen
- Kasverklaring
- Brief van dhr. Boden (kascommissielid) waarin hij door verhuizing buiten het complex de leden en het bestuur bedankt voor de samenwerking in de afgelopen jaren..
- E-mail Dhr. Hanibals aanmelding kascommissie
- Bericht van het overlijden van de heer F. Rotgans
Goedkeuring van de notulen ledenvergadering d.d. 24 november 2003
De notulen worden tekstueel en inhoudelijk doorgenomen.
Blad 1 agendapunt 3; de vergadering “lijdt” moet “leidt” zijn.
Blad 1 agendapunt 3.a laatste punt; nog niet alle naamplaatjes zijn correct, de leden die nog geen goed naamplaatje hebben worden verzocht dit na de vergadering te melden bij dhr. Van Beusekom.
De leden hebben geen andere vragen of opmerkingen.
Jaarrekening 2003
Verslag kascommissie
De voorzitter leest het verslag van de kascommissie voor. De kascommissie heeft de stukken gecontroleerd en heeft geen onrechtmatigheden geconstateerd en adviseert de leden de administrateur decharge te verlenen voor het beheer van de penningen.
Verslag financiële commissie
Dhr. Kaper leest namens de financiële commissie het verslag voor. Het is nu nog een gezonde vereniging maar een verhoging van de servicekosten zit er in de toekomst wel aan te komen. Er zijn nog steeds veel leden die alleen leven voor hun eigen appartement. Met name in de algemene ruimtes is de sociale controle ver te zoeken.
Goedkeuring jaarrekening
De renovatie is voor een deel bekostigd uit de opgebouwde voorziening voor het grootonderhoud. Hiervoor is destijds een kleinere lening afgesloten. Er wordt geen geld belegd voor de vereniging. Het extra schoonmaakwerk betrof onder andere het weg pompen van water door een leidingbreuk en het water uit de verdampputten. Tevens is er op meerdere plaatsen graffiti verwijderd.
Betalingsachterstanden
In relatie tot andere complexen vallen de achterstanden mee. De achterstanden langer dan 1 maand bedragen 3784 euro. Er liggen 6 zaken bij de deurwaarder. De laatste 8 jaar zijn er geen afboekingen meer geweest.
Verkiezing secretaris
Dhr. van den Bosch heeft aangegeven dat hij het voorzitterschap een zware functie vindt en alleen verder wil gaan met een secretaris naast zich. Dhr. Van Lint heeft zich beschikbaar gesteld. Hij is al kascommissie lid en doet nog meer zaken voor de vereniging. De aanwezige leden gaan hier mee akkoord.
Verkiezing commissieleden
Kascommissie
Door verhuizing vertrekt dhr. Boden uit de kascommissie. Dhr. Hanibals heeft zich middels een e-mail aangemeld. De voorzitter leest deze voor. De aanwezige leden gaan er mee akkoord dat dhr. Hanibals de vacante functie invult. Dhr. Van Lint blijft nog voor 1 jaar aan, zodat de kascommissie bestaat uit de heren Van Lint en Hanibals.
Financiële commissie (FiCo)
Dit jaar bestaat de Financiële commissie uit 4 leden en behoeft voor dit jaar geen uitbreiding.
Renovatieafwikkeling
Dhr. Van Koldenhoven krijgt het woord. In overleg met mevr. Van Lint doet hij verslag over de onderhandelingen met de firma Noordersluis en de architectengroep.
Bij een aantal vloeren van de glazen trappenhuizen komen blazen en er ontstaan scheurtjes. Er zijn een aantal opties. Het advies is te kiezen voor de optie waarin de vloer weer in de originele staat wordt opgeleverd en en er door Noordersluis een nader te bepalen bedrag wordt gecrediteerd. De slottermijn van 15000 euro is nog steeds niet uitbetaald aan Noordersluis.
De lekkages in de entree zijn nog steeds aanwezig. Het afkitten is buiten de renovatie gehouden maar is wel opgenomen in het groot onderhoud. De plasvorming bij de brievenbussen van de Zadelmakerstraat wordt veroorzaakt door het ontbreken van de luifel. Tevens is de drempel welke het water tegenhield verwijderd. De straat ligt nu hoger dan de vloer bij de postkasten. Aan de gemeente zal worden gevraagd of deze met de herbestratingwerkzaamheden een lijngoot aan wil brengen. De beschimmeling in het trappenhuis kan echter pas worden aangepakt als de vochtoverlast is opgelost.
Het balkon van Olstgracht 81 lekt in het portiek. Van der Linden zal dit nazien.
Om vuil buiten te houden zou er bij de Olstgracht een borstel onder de deur worden geplaatst. Dit is echter op dit moment niet aan de orde. Het niet sluiten van de deuren is al een aantal keren nagekeken. Leden draaien zelf het slotplaatje eruit. De klacht over de intercom is bij dhr. Van Beusekom neergelegd die dit reeds met Breman heeft opgenomen. Van der Linden heeft een lijst van Breman ontvangen met daarop en 30-tal mensen die nog steeds geen afspraak hebben willen maken met Breman. Er zal bekeken worden of deze mensen uit het systeem gesloten kunnen worden indien ze niet reageren.
Onderhoudsplannen 2004
De onderhoudsplannen worden toegelicht door Dhr. Van Koldenhoven.
Gestart wordt met de 2e fase van het grootonderhoud voor de 23 liften, o.a deurbediening en bedieningstableau. De dakbedekking van de parkeergarage bij de Zadelmakerstraat komt vrij nu de gemeente bezig is met het herstraten van de Zadelmakerstraat. Dit is het moment om de dakbedekking te vervangen. De gemeente draagt nu de kosten voor het verwijderen van de bestrating.
Er is reeds een stuk bekeken ter hoogte van de Brouwerstraat en daar kwamen een aantal zaken uit naar voren. Er is 50.000 euro ingecalculeerd voor het vervangen van de dakbedekking. De werkzaamheden staan gepland voor september. Na uitvoering worden er paaltjes geplaatst waardoor de Zadelmakerstraat alleen nog toegankelijk wordt voor hulpdiensten.
De gasdetectie in de garage is defect. Er is een offerte ontvangen plus een advies van de installateur. Van der Linden is echter nog met de brandweer in gesprek of het nog nodig is om een LPG detectie aan te brengen daar er steeds minder auto’s op LPG rijden. Kosten voor het vervangen van de gasdetectie zijn 8000 euro.
Voor het herstel de van dakbedekking in het complex is 25.000 euro uitgetrokken. De galerijvloer bij de Blekerstraat wordt aangepakt omdat deze ook lekkage veroorzaakt.
De deuren van de parkeergarage moeten vervangen worden. VNP komt weer met een roldeur maar bij Van der Linden denkt men dat er toch een sterkere deur in moet. Er is een offerte uitgebracht door de firma Bavak voor een stalen scharnierdeur.
Dan is het ook nog wenselijk dat er een ander in- en uitrijsysteem komt. De sleepsleutel zou dan komen te vervallen voor een registratie waardoor je er alleen in kan als je er ook uit bent geweest. Ook het idee van dhr. Van der Luit zal worden meegenomen. Volgens hem zijn er een aantal parkeerplaatshouders welke bereid zijn een bedrag ineens te betalen voor het vervangen van het in- en uitrijsysteem.
Rondvraag / diversen
- Dhr. Van den Bosch en de groencommissie zijn in overleg met de gemeente inzake de herinrichting van de hoven. De hoven zijn eigendom van de gemeente maar de V.v.E. zal trachten om enige invloed te verkrijgen bij de uitvoering.
- Er worden duiven gevoerd vanaf het balkon van nr. 85. Door omwonende is zij hier reeds op aangesproken maar echter zonder resultaat. Van der Linden zal haar hier wijzen.
- Er zal opdracht worden verstrekt om de verbindingstrappen in de Zadelmakerstraat te laten reinigen. Het voegwerk in de Zadelmakerstraat zal ook op termijn worden uitgevoerd. Het stond voor dit jaar op de lijst maar is komen te vervallen door gebrek aan middelen.
- Als er een plaat met pinnen wordt geplaatst bij de in- en uitrit van de garage kan de vereniging aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade.
- In het huishoudelijk reglement, welke in de maak is, zullen regels en voorschriften komen te staan inzake het opslaan van rommel in de algemene ruimten.
- De illegale afwateringspijp welke al twee jaar in de tuin van mevr. Rotgans hangt is volgens dhr. Van Beusekom de overstort van het kantoorgebouw ernaast. Er is wel contact geweest met de buren maar ze willen hem niet weghalen. Dhr. Van Koldenhoven zal dit gaan bekijken.
- Het openen en sluiten van de hekken naar de hoven is voor rekening van de gemeente. Bij te verwachten overlast zou je als bewoner dit hek ook kunnen sluiten. De gemeente heeft hier een beleid voor wanneer zij de hekken sluiten. De leden kunnen het hek sluiten en de stadswachten doen ze weer open. De gemeente sluit ze in ieder geval tijdens feestdagen en in het weekend.
- Het plaatsen van schotels is onder voorwaarden toegestaan. Wel staan er aanbevelingspunten in de nieuwsbrief en komt er ook iets over te staan in het huishoudelijk reglement. De schotel bij Blekerstraat nr. 73 zal nader worden bekeken door Van der Linden.
- De verlichting onder de poort wordt meegenomen in het grootonderhoud van de gemeente. - Voor het verwijderen van de graffiti zal zonodig een incidentele opdracht worden verstrekt.
- De post belegging op de balans betreft geld op de spaarrekening. Hier kan de lening niet van afbetaald worden. Dit is nodig om noodzakelijk onderhoud uit te kunnen voeren.
Sluiting
Niets meer ter tafel komend dank de voorzitter de nog aanwezige leden voor hun inbreng en sluit om 21.46 uur de vergadering en wenst een ieder wel thuis.
Notulen stemvergadering - 1 juni 2004
Notulen ledenvergadering
Algemene ledenvergadering
