Nieuwsbrief VvE - 2004-10

Baseer uw informatie altijd op de meest recente Nieuwsbrief!

NWSBRF VvE Marehof NO. 2 - OKTOBER 2004

Ú BENT DE BAAS!

Omdat het bestuur daar nu serieus werk van wil maken, moet u als eigenaar/bewoner wel een béétje uw rechten en plichten kennen

"Het is geen recht om naar een ledenvergadering van een VvE te gaan, het is een plicht om zorg te dragen voor het wel en wee van het onderhoud en in stand houden van je gebouw. Wel of niet naar de ledenvergadering gaan is de keuze tussen je plicht verzuimen (indien je niet verhinderd bent) of verantwoording nemen voor je gezamenlijk eigendom."

Vele bewoners denken dat het bestuur van een VvE de lakens uitdeelt. Of de externe beheerder. Of een commissie. Of een combinatie daarvan. Of dat een eigenaar/bewoner na de koop nooit meer een vinger hoeft uit te steken. Niets is minder waar. Het heeft er in Marehof in de loop van de jaren misschien op geleken, maar dan heeft u zich, als eigenaar/bewoner, op het verkeerde been laten zetten. De gezamenlijke eigenaars/bewoners hebben via de Algemene Ledenvergadering veel meer zeggenschap dan u misschien denkt.

Dit is de status van de verschillende organen in een VvE:

• De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het hoogste orgaan. Dáár en nergens anders vallen besluiten over o.a. de gemeenschappelijk zaken en gedeelten, die dus alle eigenaren aangaan. Als de ALV die verantwoordelijkheid niet of onvoldoende neemt, zullen bestuur en beheerder de boel draaiende moeten houden.
• De 'bestuurder' (dat kan één persoon of instantie zijn, of meerdere). Deze dient de besluiten van de ALV uit te voeren. Het bestuur van een VvE kan geheel in handen zijn van een externe beheerder (die dan 'bestuurder' heet), of van een intern bestuur, of een combinatie van beide. In het laatste geval functioneert de beheerder uitsluitend als externe beheerder, niet als 'bestuurder'. Indien gewenst, kan de ALV een afgevaardigde van de beheerder in het bestuur benoemen, b.v. als penningmeester.
• Voorzitter van de vergadering (= de ALV), deze kan per keer of voor langere tijd door de ALV worden benoemd.
• Commissies kunnen door de ALV of door het bestuur worden ingesteld. Zij geven gevraagd en ongevraagd advies of kunnen een controlerende taak hebben. In Marehof zijn van oudsher de financiële commissie (FiCo) en de kascommissie (KasCo) actief, sinds vorig jaar is de BeCo (bewonerscommissie) met zo'n tien leden de schakel tussen de bewoners enerzijds en het bestuur en de beheerder anderzijds. Zie ook elders in deze nieuwsbrief.

Alle wet- en regelgeving die aan een Vereniging van Eigenaren ten grondslag ligt, is te vinden in het Burgerlijk Wetboek (BW boek 5, titel 9), het modelreglement (MR), de Akte (of Reglement) van Splitsing en het Huishoudelijk Reglement. Het Reglement van Splitsing (vaak Statuten genoemd) is voor een individuele VvE maatgevend. Een Vereniging van Eigenaren heeft juridisch een uitzonderingspositie, want 'gewone' verenigingen (biljartvereniging, tennisvereniging, voetbalclub) vallen in het BW onder boek 2. De overheid hecht groot belang aan huisvesting en wil dat ook goed geregeld zien. Vandaar een apart hoofdstuk voor VvE's in BW boek 5, titel 9 (appartementsrechten). In een enkel geval verwijst een artikel in BW boek 5 naar BW boek 2 of naar nog een ander boek uit het BW.
Voor de liefhebbers: het BW kunt u downloaden via www.overheid.nl, klik op Wet- en regelgeving, zoek BW boek 5, ga vervolgens naar boek 5 titel 9. Het modelreglement 1973 waar Marehof onder valt, vindt u via www.vvebelang.nl, klik op Publicaties.

Bij VvE Marehof is het bestuur sinds 1981 in handen van (externe) beheerder Van der Linden. De projectontwikkelaar die Marehof heeft gebouwd, heeft in 1981 Van der Linden aangezocht voor het beheer. De Akte van Splitsing is in juni 1981 'verleden' (opgemaakt). De eerste ledenvergadering vond plaats in november 1982. Er is echter nooit een officieel beheercontract tussen de VvE en de beheerder opgesteld. Van der Linden beheert VvE Marehof aan de hand van de standaard 'Dienstverlening voor VvE's'. Aan deze niet optimale situatie hoopt het bestuur in 2005 een eind te maken door de ALV een concept-beheercontract voor te leggen.

Eigenaar/bewoner dhr. Peter Vos is op die ALV in 1982 benoemd tot voorzitter van de vergadering (en bleef dat tot 2001). Een voorzitter van de vergadering is volgens de statuten bevoegd om de ALV voor te zitten of een ALV uit te roepen. Hij is dus niet voorzitter van het bestuur of van de VvE. Die laatste functie bestáát zelfs niet eens.

Verder is VvE Marehof statutair opgedeeld in zgn. 'groepsraden'. Een nogal ongebruikelijke constructie in VvE-land. Waarschijnlijk is daar destijds toe besloten vanwege de forse omvang van het complex, zowel in aantallen appartementen als in oppervlakte. Groepsraden zijn vertegenwoordigers per bouwblok, met een eigen deelbestuur en deelbegroting. Zij moeten verantwoording afleggen aan de ALV. De meeste van die groepsraden functioneerden eind jaren tachtig niet meer en de laatste is omstreeks 1994 ter ziele gegaan. Waarom? Gebrek aan belangstelling misschien, geen vrijwilligers genoeg, te weinig tijd, geen verantwoordelijkheid willen of kunnen nemen. Niemand weet het precies. Door de ALV is daarna nooit een regeling vastgesteld die de bevoegdheden van de groepsraden bij een ander orgaan van de VvE heeft neergelegd (als dat juridisch al zou kunnen).
Toen de groepsraden ophielden te functioneren, is het besturen van Marehof geheel in handen gekomen van beheerder Van der Linden, die sindsdien de VvE bestuurt/beheert in overleg met de voorzitter van de vergadering en enkele commissies.

Dat was de situatie van 1982 tot en met 2001.

Begin 2002 heeft dhr. Rob van den Bosch zich bereid verklaard om als bestuurslid te gaan fungeren. Dat leek een logische stap, omdat hij vanaf 1997 zitting had in de Becorema (de renovatiecommissie), zich had verdiept in het reilen en zeilen van een VvE en door veranderde werkomstandigheden m.i.v. 2002 meer tijd in de vereniging kon steken. De ALV heeft hem in mei 2002 gekozen. In mei 2003 kwam dhr. Ben van der Velpen het bestuur-in-wording versterken als vice voorzitter. In mei 2004 werd dhr. Wim van Lint benoemd tot secretaris.
In augustus 2004 is de secretaris helaas weer opgestapt (zie elders in deze nieuwsbrief). Het bestuur is dus nog incompleet, maar daar wordt hard aan gewerkt. Het streven is een vijfkoppig bestuur, zodat taken goed verdeeld kunnen worden en bestuursleden niet een al te zware portefeuille hebben. Een bestuur moet statutair uit een oneven aantal mensen bestaan en vijf is een stevig draagvlak voor de bestuursinhoudelijke uitdagingen waar de VvE de komende jaren voor staat.
Inmiddels worden gesprekken gevoerd met enkele kandidaten. Er wordt gezocht naar een secretaris v/m, een een algemeen bestuurslid v/m (taken nader in te vullen) en een bestuurslid v/m met een kritisch en helder inzicht in financiële en/of boekhoudkundige zaken. Laatstgenoemde zal tevens de financiële commissie (FiCo) ondersteunen.
VvE Marehof moet meer greep zien te krijgen op haar uitgavenpatroon en meer sturend optreden t.o.v. beheerder Van der Linden. Van de financiële commissie wordt verwacht dat zij het hele jaar door een vinger aan de (financiële) pols houdt en niet alleen als er een ALV aankomt. Dit in samenwerking met de kascommissie en het bestuur.
Het mag duidelijk zijn dat beheerder, bestuur of commissie de ALV en ook elkaar kunnen adviseren. In bestuur en commissies zijn vrijwilligers actief, van wie er enkele flink wat tijd steken in het hoe en hoe-wie-wat-waar-waarom van een VvE en daardoor goed in staat zijn om vooral de ALV van advies te voorzien.

Het is ook belangrijk dat de ALV wordt voorgezeten door een niet-bestuursgebonden eigenaar/bewoner. Om (de schijn van) belangenverstrengeling met bestuursbelangen te vermijden. Hij/zij is aangesteld om de vergadering in goede banen te leiden. Als een bestuurslid de vergadering zou voorzitten, zou het risico kunnen bestaan dat hij of zij de vergadering te veel gaat 'sturen'.

Kortom: het is uiteindelijk de taak aan alle eigenaars/bewoners gezamenlijk (de Algemene Ledenvergadering), om een of twee keer per jaar alle voors en tegens van een aantal onderwerpen goed af te wegen en eventueel besluiten te nemen.
Houdt u er wel rekening mee dat er op de ALV alleen besluiten kunnen worden genomen over zaken die op de agenda staan? Dat neemt natuurlijk niet weg dat de ALV altijd een discussie kan beginnen over een wel of niet geagendeerd onderwerp, om pas in een volgende ALV tot besluitvorming te komen.

Algemene Ledenvergadering op 22 november

De Algemene Ledenvergadering (ALV) vindt plaats op maandag 22 november 2004, aanvang 20:00 uur. Vanaf 19:30 uur bent u welkom om de presentielijst te tekenen, iets te drinken en bij te praten. Voor de zekerheid staat een korte, tweede (stem)vergadering gepland op dinsdag 7 december om 19:00 uur. Die moet worden gehouden als de opkomst op 22 november onvoldoende is om rechtsgeldige besluiten te nemen. Locatie van beide bijeenkomsten is De Lichtboog, Klokkeluiderstraat 10.

Belangrijke punten op de ALV

De begroting voor 2005 en het wel of niet verhogen van de maandelijkse voorschotbijdrage, het concept Huishoudelijk Reglement, het beleid voor de komende jaren, toelichting van bestuur, beheerder en commissies op hun werkzaamheden en eventueel verkiezing/aanwijzing van bestuurs- en/of commissieleden.
De wet bepaalt dat het Huishoudelijk Reglement alleen kan worden aangenomen als er ten minste een twee-derde meerderheid van het totaal aantal uit te brengen stemmen aanwezig is (het quorum). Bovendien moeten de aanwezige leden met een drie-vierde meerderheid hun goedkeuring geven (Modelreglement 1973, artikel 28). U begrijpt dat een flinke opkomst op 22 november heel belangrijk is!

Stemvolmachten

U heeft op 22 november en op 7 december (de vervolgvergadering) de kans om uw stem te laten horen en uw stembiljet gemotiveerd in te vullen en in te leveren. Als u écht op beide data niet kunt komen, geef dan uw stembiljet (ingevuld en ondertekend!) mee aan een van uw buren of doe het in de bus van Koperslagerhof 28 (voorzitter bestuur).
U mag het ook naar beheerder Van der Linden sturen: postbus 83, 8200 AB Lelystad, o.v.v. "ALV Marehof". Zorgt u er wel voor dat uw volmacht uiterlijk vrijdag 19 november binnen is?

Rond 6 november a.s. krijgt u de uitnodiging voor de ALV met de bijbehorende stukken in de bus. Ze zullen gelijktijdig met de verspreiding op de website worden geplaatst (klik ALV). Ook een Nieuwsbrief van het bestuur behoort tot de vergaderstukken.

Beltijden Technische Dienst verruimd tot 12:00 uur

U kunt met uw storingsmeldingen of technische klachten terecht bij beheerder Van der Linden op werkdagen van 08:30 tot 12:00 uur, telefoon 0320 227 344.
I.v.m. correcte verwerking van uw melding wordt u verzocht om in eerste instantie van dit telefoonnummer gebruik te maken, dus niet van e-mail.

VvE Marehof is een grote onderneming

Daarom moet VvE Marehof als een "bedrijf" worden gerund

Onze vereniging kan niet achterblijven in de opmars van e-mail en internet. Tijdbesparing en efficiëntie zijn belangrijk. Zo'n 76% van de Almeerders heeft toegang tot een computer, thuis, op het werk, bij familie of bij buren, of in het buurthuis. Het is ook voor de vrijwilligers binnen Marehof erg fijn dat niet alles per telefoon of tig briefjes-in-de-bus moet worden afgehandeld. Alles zwart-op-wit, dat is óók belangrijk. Het is voor eigenaar/bewoners nu nóg makkelijker om met één mailadres het bestuur of de bewonerscommissie te bereiken. Hiermee worden tevens de privé-mailadressen van de vrijwilligers ontlast. Oók belangrijk!
bestuur@marehof-almere.nl brengt de leden van het bestuur in één klap op de hoogte van wat u op dat moment bij het bestuur kwijt wilt. Het bestuur beheert de middelen van de vereniging en draagt zorg voor tenuitvoerlegging van de besluiten van de ledenvergadering. Naast het door de ALV gekozen interne bestuur is er de (externe) beheerder.
Hem bereikt u door te schrijven naar vastgoed@vanderlinden.nl.
Op dit moment bestaat het bestuur uit voorzitter en vice voorzitter (kijk a.u.b. naar de vacatures elders op de website). Het streven is een 5-koppig bestuur.
Het e-mailadres beco@marehof-almere.nl staat voor alle leden van de bewonerscommissie. De BeCo vertegenwoordigt alle eigenaars/bewoners en is een overleg- en adviesorgaan, dat gevraagd en ongevraagd advies kan geven aan bestuur, beheerder of bewoners over de meest uiteenlopen zaken. Bewoners kunnen met de meeste vragen dan ook in eerste instantie bij de BeCo terecht.

Bestuursbesluit met gevolgen

Waarom een trendbreuk nodig is in Marehof

Een vereniging wordt onbestuurbaar, als het bestuur niet op de hoogte is van wat zich binnen de vereniging afspeelt of als er te vaak een oogje wordt toegeknepen.
Op 26 juli jl. kwam het nieuwe bestuur voor het eerst bijeen, nadat de secretaris in mei 2004 als derde bestuurslid door de ALV was gekozen. Op de agenda stond o.a. de vraag of het bestuur niet eens in actie zou moeten komen als bewoners een handeling verrichten, die volgens de bepalingen in het Reglement van Splitsing (de 'statuten') of het Huishoudelijk Reglement niet toegestaan is.

Na analyse van de stand van zaken moest worden geconcludeerd dat noch bestuurder, noch ALV het in de loop van de jaren nauw hebben genomen met de regelgeving in het RvS. Te weinig eigenaars hebben zich blijkbaar voldoende gerealiseerd, dat die afspraken in het RvS zijn vastgelegd ter bescherming van de eigenaars. Na twee-en-twintig jaar dingen door de vingers zien en dingen goedkeuren die officieel niet goedgekeurd hadden mogen worden, hoef je alleen maar in Marehof om je heen te kijken, om de gevolgen daarvan te kunnen zien. Je zou het 'gedoogbeleid' kunnen noemen, met 'wildgroei' als gevolg.

• Voorbeeld 1 (een zichtbaar voorbeeld)

Verschillende bewoners hebben in de loop der tijd zonder toestemming van de ALV een satellietschotel aan een gemeenschappelijke buitenmuur bevestigd. Uitstekende voorwerpen mogen daar zonder toestemming van de ALV niet worden opgehangen, zegt artikel 4 lid 8 van het RvS. Aan de ALV de keus: dit blijven gedogen en het risico lopen van een woud aan satellietschotels, of proberen vanaf NU deze ontwikkeling in te dammen. Lees ook de voorstellen hierover in het concept Huishoudelijk Reglement.

• Voorbeeld 2 (een minder zichtbaar voorbeeld)

Een bewoner wil een 'beroep of bedrijf aan huis' beginnen en vraagt daarvoor geen toestemming aan de ALV. Dat moet wél, zegt artikel 5 lid 1 van het RvS. Als de vereniging niet op de hoogte is van een verandering in de bestemming van een appartement ('uitsluitend woonfunctie', zegt het RvS), dan neemt het risico op onbestuurbaarheid toe.

• Voorbeeld 3

Als een eigenaar zijn appartement verhuurt, moet dat volgens de statuten gemeld worden aan bestuur/beheerder. Dat heeft te maken met financiële zekerstelling voor de VvE. Om er zeker van te zijn, dat de huurder, die juridisch geen 'partij' is voor de VvE, zich houdt aan de gezamenlijke afspraken, moet er een verklaring worden ondertekend dat de huurder zich aan RvS en HR zal houden. Als die verklaring er niet komt, kan de VvE aan de kantonrechter vragen om uit te spreken dat de huurder zich aan de statuten dient te houden.

• Voorbeeld 4

Idem voor de verkoop van een appartement. volgens de statuten dient de verkoper een voorgenomen verkoop te melden aan bestuur/beheerder. Het RvS geeft nl. de mogelijkheid om in bepaalde extreme gevallen een nieuwe (aspirant-)eigenaar te weigeren. Aan die mogelijkheid heb je als bestuur van een VvE niets aan als je niet door de verkoper op de hoogte wordt gesteld van een verkoop. Het bestuur gaat er ten minste van uit dat u geen Tokkies-achtige taferelen wilt in Marehof.

Het verlenen van toestemming door de ALV aan een eigenaar/bewoner is in negen van de tien gevallen een formaliteit, omdat het zelden om uitzonderlijke gevallen zal gaan. De ALV kan een verleende toestemming altijd weer intrekken, als er overlast zou ontstaan. De statuten bieden die mogelijkheid.

Al die zaken hadden vanaf het begin (1982) bijgehouden moeten worden. Helaas is dat niet gebeurd. Nu is het zaak om daadwerkelijk pas op de plaats te maken en ons op de volgende tien, twintig jaar van Marehof te richten.

Veel gestelde vraag
Als een bewoner nou tóch stiekem iets doet wat niet mag, wat dan?
Antwoord
Zo lang niemand in Marehof daarvan in welke vorm dan ook last heeft, is het geen groot en dreigend probleem. Maar owee, áls er (over)last ontstaat. Dan staat de VvE tegenover de veroorzaker én bij de rechter met lege handen. De VvE zal door de rechter 'niet ontvankeljk' worden verklaard. Daar is jurisprudentie over. Want er was niet genoeg op papier vastgelegd. Of in het geval van Marehof, er was te lang gedoogd!

Overlast (in welke vorm dan ook, geluid, stank, lawaai, bedreiging, vervuiling) is een belangrijk criterium. Een bepaald 'beroep of bedrijf aan huis' zou óók gevolgen kunnen hebben voor de opstalverzekering (een gezamenlijke verzekering!), dat is dan ook een van de redenen dat een eigenaar/bewoner niet op eigen houtje de stautaire bestemming van het appartement (woonbestemming) mag wijzigen.

De meeste 'beroepen en bedrijven aan huis' zijn kleinschalig en niemand tot last. Als de ALV van mening is dat er een 'gerede kans' zou kunnen zijn op overlast, b.v. in het (onwaarschijnlijke?) geval dat iemand een timmerwerkplaats in een appartement wil beginnen, dan kan de ALV toestemming weigeren. Als die timmerman of -vrouw zich tóch zonder toestemming zou vestigen, kan de ALV bij de eerste de beste melding van overlast ingrijpen. Desnoods via de kantonrechter. Onwaarschijnlijk misschien, maar je kunt er als vereniging maar beter goed op voorbereid zijn. Het gaat erom: willen we als vereniging al die rompslomp op onze hals halen? Als we het bij voorbaat goed afgewogen vastleggen, hoeft het niet zover te komen.

De gemeente Almere is bezig om de regels over de vestiging van 'bedrijf of beroep aan huis' te versoepelen. Volgens het bestemmingsplan voor het stadscentrum mag het alleen op de begane grond, maar de gemeente wil z.s.m. óók toestaan dat het op de eerste woonlaag mag. Je kunt je afvragen of we daar in Marehof blij mee moeten zijn. Alweer een reden om de eigen regelgeving daarover goed tegen het licht te houden.

De gemeente Almere gebruikt verder per 1 juli 2004 strengere welstandseisen voor nieuwe en bestaande bebouwing in de centra van Almere Stad, Haven en Buiten. Ook dat is een reden voor het bestuur van Marehof om pas op de plaats te maken. Niet dat het zo'n vaart zal lopen, maar Marehof schiet er niets mee op als er over een paar jaar een aanschrijving van de gemeente zou komen, omdat het complex op onderdelen niet aan gemeentelijke regels zou voldoen. Dat gaat dan alleen maar geld kosten. Beter voorkómen dan genezen.

Het bestuursbesluit van 26 juli 2004

Het bestuur wilde aan de hand van o.a. deze voorbeelden graag unaniem met een besluit naar buiten komen. Twee van de drie bestuursleden bleken vóór handhaving van en controle op naleving van het RvS en HR, met als toevoeging dat nieuwe gevallen per stuk zouden worden beoordeeld en dat er binnen het bestuur inhoudelijk verder zou worden gepraat over of en zo ja, hoe moest worden omgegaan met reeds jaren bestaande gevallen.
Het derde bestuurslid had er grote moeite mee. In de dagen erna bleek dit voor hem reden om uit het bestuur te stappen.
In de weken daarna hebben gesprekken met bewoners, met bestuursleden van andere VvE's en met juristen de twee vóórstemmende bestuursleden gesterkt in hun mening dat ze op de goede weg zijn. Het uitgangspunt is eenvoudig: eigenaars hebben bij de koop van hun appartementsrecht o.a. getekend voor het Reglement van Splitsing, dus dienen ze zich daaraan te houden. En als zij aangeven zich van niets en niemand iets te willen aantrekken, waarom hebben ze dan een appartement gekocht? Bij de koop van b.v. een tussenwoning in Stedenwijk horen bepaalde rechten en plichten, bij de koop van een appartement waar dan ook in Almere, horen weer andere.
Het is voor het bestuur een kwestie van NU op de rem trappen en alle betrokken eigenaars/bewoners duidelijk maken dat de afspraken in het RvS en het HR er zijn om de belangen van ALLEN te beschermen.