VvE Marehof - Nieuwsbrief februari/maart 2007

Voorschotbijdragen 2007

De aanleiding tot deze Nieuwsbrief is de eenmalige aanpassing van het basis-bedrag per 1 januari 2007.

Naar aanleiding van de brief van de beheerder over de nieuwe maandelijkse bijdragen per 1-1-2007 heeft een aantal eigenaars bij de beheerder officieel protest aangetekend tegen een in hun ogen onterechte "extra verhoging". Het gaat om eigenaars van grotere appartementen. Deze eigenaars hebben andere eigenaars via de mededelingenborden opgeroepen om die "onrechtmatige verhoging" ook niet te betalen en het automatische incasso in te trekken.
De initiatiefnemer van deze actie is van mening dat de begroting zoals die in november 2006 aan de eigenaars is voorgelegd niet rechtsgeldig is, omdat het punt van de eenmalige aanpassing niet expliciet op de agenda stond maar onderdeel was van het agendapunt "Bestuursmededelingen".
Het bestuur is van mening dat de eenmalige aanpassing voldoende met de eigenaars is gecommuniceerd en niet opnieuw in de Vergadering als agendapunt besproken hoefde te worden.

De initiatiefnemer wijst ook op het niet-functioneren van de (reglementair verplichte) groepsraden in Marehof. Deze raden zouden deelbegrotingen moeten opstellen, anders is de begroting eveneens niet rechtsgeldig.
Deze groepsraden (een soort onder-VvE's) kunnen in de praktijk alleen functioneren als elke groepsraad een voorzitter en een plv. voorzitter levert. De voorzitter is de afgevaardigde naar de algemene ledenvergadering. Ook dient een groepsraad een eigen deelbegroting in te dienen.
Het bestuur zou graag willen dat de in totaal elf groepsraden zouden functioneren. Maar door structurele onderbemensing hebben de groepsraden in de VvE Marehof nooit optimaal gefunctioneerd. In de eerste helft van de jaren negentig is de laatste geruisloos ter ziele gegaan. Al hun deeltaken zijn daardoor bij de algemene ledenvergadering terechtgekomen.

De protesterende eigenaars hebben inmiddels van de beheerder een brief ontvangen, waarin wordt gewezen op de wettelijke verplichting om de door de ledenvergadering vastgestelde bijdrage te betalen. Conflicten in een VvE mogen niet worden uitgevochten door het inhouden van (een deel van) de voorschotbijdrage.
Daarin zitten nl. ook bedragen verwerkt voor bv. opstal- en glasverzekering, onderhoudscontracten liften, e.d. en die uitgaven mogen niet in gevaar worden gebracht.

Het bestuur van de VvE Marehof betreurt het, dat de protesterende eigenaars zich niet direct tot het bestuur hebben gewend. Uit diverse brieven aan de beheerder, die het bestuur via omwegen hebben bereikt, blijkt dat misvattingen, vooroordelen en onbegrip de voornaamste oorzaken zijn van de onrust.
Het bestuur is altijd bereid om eventuele onduidelijkheden weg te nemen. Helaas heeft de initiatiefnemer van het protest gekozen voor de confrontatie en heeft tot nu toe een gesprek met het bestuur geweigerd.

Verder wordt al geruime tijd in de wandelgangen en op straat onjuiste en onheuse informatie verspreid, niet alleen over het bestuur en de beheerder, maar ook over de toepassing van de VvE-regelgeving door het bestuur.

De aanpassing van de voorschotbijdragen per 1 januari 2007 is de uitkomst van een proces dat ruim twee jaar heeft geduurd. Het bestuur is niet over één nacht ijs gegaan. Zo zijn er in die twee jaar verschillende juridische adviezen ingewonnen en is de eenmalige aanpassing voorbereid door een tweetal ALV-besluiten. Om deze beleidslijn ook in de toekomst veilig te stellen zijn in VvE Marehof enkele beleidswijzigingen nodig. De eenmalige aanpassing van de basis-voorschotbijdragen is er één van.

Verantwoording van de aanpassing

De aanloop naar de aanpassing dateert uit 2004. De aanpassing is gebaseerd op drie dingen.

Eerst was er een bestuursvoornemen uit juli 2004. Het luidde: "Het bestuur van de Vereniging van Appartementseigenaars Marehof heeft in het bestuursoverleg d.d. 26 juli 2004 bepaald dat, met ingang van direct, de gezamenlijke afspraken zoals vastgelegd in het Reglement van Splitsing d.d. 18 juni 1981 en gewijzigd d.d. 28 mei 2003, door de leden van de VvE dienen te worden nageleefd. Dit voornemen zal tevens gelden m.b.t. het Huishoudelijk Reglement, zodra dat is aangenomen door de ALV en rechtsgeldigheid heeft gekregen."

Dit bestuursvoornemen is in de ledenvergadering, van 22 november 2004 (agendapunt “Beleidslijn bestuur”) bekrachtigd. Ook in de ledenvergadering van 14 november 2005 (agendapunt “Stemmen in ALV naar stemmenaantal”) is goedkeuring geveven aan het bestuursbeleid. Beide besluiten zijn met een ruime meerderheid aangenomen.

Dat een aantal eigenaars niet voldoende op de hoogte is van de in de splitsingsakte vastgelegde koppeling van stemaandelen (breukdelen) aan de voorschot-bijdragen is tot op zekere hoogte begrijpelijk. Het is geen makkelijke kost. Eigenaars die nog maar net zijn neergestreken in Marehof valt dit niet te verwijten, alleen al omdat de voorlichting vooraf door makelaars en notarissen vaak te wensen overlaat. De eigenaars die al jaren in Marehof wonen zouden beter kunnen en moeten weten. Onroerend goed-eigenaars behoren niet alleen hun rechten, maar ook hun plichten te kennen.

Het bestuur doet alles wat in haar vermogen ligt om eigenaars regelmatig te attenderen op wat er over dit onderwerp - en over andere zaken - in de "grondwet" van de VvE staat. Informatieverstrekking gebeurt via de nieuwsbrieven en de informatie op twee algemene leden-vergaderingen per jaar. De akte van splitsing en het huishoudelijk reglement een keertje goed doorlezen kan natuurlijk ook veel verhelderen.
Al deze én heel veel andere informatie staat op de website www.marehof.nl.

Groot én klein betalen naar verhouding

De protesterende eigenaars zijn zonder uitzondering eigenaar van een groot appartement. Zij betalen per 1 januari 2007 ong. € 20 meer. De eigenaars van kleine appartementen zien hun bijdrage per maand dalen. Het totaalbedrag op de begroting van de bijdragen blijft hetzelfde. Alleen de stemverdeling, waar de bijdragen aan zijn gekoppeld, is veranderd. De praktijk wordt – voor het eerst in de geschiedenis van VvE Marehof – toegepast volgens de akte van splitsing.

Dit betekent natuurlijk dat eigenaars van een groot appartement op de Vergadering meer stemmen kunnen inbrengen dan de eigenaars van een klein appartement.

Stemmen en betalen naar oppervlak

De begroting is per 1 januari 2007 verhoogd met het inflatiepercentage (1,5%). Dat gebeurt sinds kort elk jaar. Maar dit keer zijn de basisbedragen bovendien aangepast volgens de stemaandelen (breukdelen) in de splitsingsakte. De stemaandelen zijn gebaseerd op de vloeroppervlakten van de appartementen. Daardoor is er een eind gekomen aan de situatie dat grote en kleine appartementen eenzelfde gemiddeld maandbedrag betalen en dat appartementen, groot of klein, één stem hebben in de ledenvergadering.

Alle appartementsrechten in Marehof bij elkaar opgeteld (woningen, winkels, bergingen, ateliers, parkeerplaatsen) kunnen in totaal maximum 38.269 stemmen uitbrengen in een Vergadering. Dat is de noemer van het breukdeel.
Het indexnummer van uw appartement, gelijk aan uw stemaandeel of breukdeel, is de teller.

Een compleet overzicht van alle voorschotbijdragen zat bij de notulen van de Vergadering van november 2006. Ook op Voorschotbijdragen staat het stemaandeel van uw appartemen met het bijbehorende bedrag van de bijdrage.

Nietig besluit – wat is dat?

In november 1982 zou de allereerste leden-vergadering tot de eerder genoemde "vereenvoudigde constructie" m.b.t. de voorschot-bijdragen hebben besloten.
Het bestuur heeft echter een jaar of twee geleden moeten vaststellen dat dit besluit niet is terug te vinden in de agenda van die Vergadering en ook niet in de notulen ervan. Zoals u weet, kan de Vergadering alleen rechtsgeldige besluiten nemen over onderwerpen die op de agenda staan.
Het zou een advies van de financiële commissie zijn geweest. De ledenvergadering heeft dat advies schijnbaar staande de vergadering overgenomen.

Het bestuur heeft nu vastgesteld dat het hier om een zgn. "nietig besluit" gaat. Zelfs als dat besluit wél volgens de regels genomen zou zijn, is het een nietig besluit omdat het haaks staat op wat er over dit onderwerp in de splitsingsakte is bepaald.

Een nietig besluit is dus een vergaderbesluit dat in strijd is met de achterliggende wet- en regelgeving. De nietigheid ervan verjaart niet. De wet zegt hier o.a. over dat zo’n besluit "niet geldig" is en beschouwd kan worden als "nooit te zijn genomen". Het is o.a. de taak van het bestuur om de Vergadering voor dergelijke besluiten te behoeden.

Het voert te ver om in dit korte bestek in detail aan te geven hoe deze merkwaardige situatie zo lang bij VvE Marehof heeft kunnen voortbestaan.

Vergaderbesluiten 2004 en 2005

Het bestuur heeft in 2004 het voornemen geuit om een aantal maatregelen te nemen die zouden moeten leiden tot een VvE Marehof die juridisch goed in elkaar zit. Dit beleidsvoornemen is vervolgens door de ledenvergadering met een tweetal besluiten bekrachtigd.

Het eerste vergaderbesluit is genomen in november 2004. Het hield (kort gezegd) in dat bestuur, beheerder én leden van de VvE zich dienen te houden aan de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. Het bestuur heeft gemeend dit "open deur-besluit" in 2004 op de agenda te moeten zetten om de eigenaars duidelijk te maken dat er een nieuwe koers zou worden gevaren, die op termijn de rechtspersoon VvE Marehof "gezonder" moet maken dan zij tot nu toe nu is geweest.

Het tweede vergaderbesluit is van november 2005. Hiermee bepaalde de Vergadering dat er voortaan altijd gestemd moet worden conform de stemaandelen zoals die in splitsingsakte zijn voorgeschreven, dus niet langer "één stem per appartement".
Dan nog iets. Tot voor kort was het altijd zo, dat winkeleigenaars op een Vergadering niet meestemden over een onderwerp (zie ook onder Appartementen en winkels). Voor de eigenaars van een appartements-recht op een woning werd dan "één stem per appartement" gehanteerd. Maar wanneer één of meer winkeleigenaars wél meestemden omdat zij belang hadden bij het onderwerp, werden plotseling op die Vergadering de stemmen geteld zoals de akte voorschrijft: naar verhouding van de breukdelen. In de meeste gevallen brachten de winkeleigenaars dan veel meer stemmen in dan de appartements-eigenaars, omdat de opkomst van appartements-eigenaars laag was. Het bestuur wilde aan deze tweeslachtige constructie een eind maken.

Stemmen appartementen <> winkels

Het bestuur vindt dat het mondelinge "gentlemen's agreement" uit de beginjaren van VvE Marehof, nl. dat de winkeleigenaars op een ledenvergadering in principe niet meestemmen (tenzij zij direct belang hebben bij het onderwerp) een risico inhoudt voor de appartementseigenaars. Overigens hebben de winkel-eigenaars tot nu toe zeer selectief gebruikgemaakt van hun stemrecht.

Appartementseigenaars kunnen gezamenlijk op een ledenvergadering zo'n 30.000 stemmen inbrengen. De winkeleigenaars hebben gezamenlijk een stemmeninbreng van zo'n 4.500. Bergingen en parkeerplaatsen laten we even buiten beschouwing.

Omdat de winkels in handen zijn van slechts enkele grooteigenaars, is het voor die eigenaars makkelijk om in één klap hun totale stemmenaandeel in te brengen. Slechts één vertegenwoordiger van de grooteigenaar hoeft op de Vergadering te verschijnen, of kan een volmacht afgeven.

Het is weliswaar zo, dat de groep eigenaars met een appartementsrecht op een woning in stemmenaantal de meerderheid kan hebben bij een stemming op de Vergadering. Maar alléén als de appartements-eigenaars in voldoende aantallen op een Vergadering verschijnen en/of hun stemmen via een volmacht inbrengen.

Stappenplan

De maandelijkse voorschotbijdragen zijn gekoppeld aan de stemaandelen. Door de bijdragen vast te stellen conform de splitsingsakte heeft het bestuur opnieuw een stap gezet. Het heeft enige tijd geduurd voordat de twee besluiten van de Vergadering over dit onderwerp, uit 2004 en 2005, ten uitvoer zijn gebracht. Dat komt doordat het bestuur over deze materie uitvoerig juridisch advies heeft ingewonnen. Bovendien is het beter om ingrijpende aanpassingen niet in één keer door te voeren, maar in verschillende fasen.
De juridische adviezen aan het bestuur m.b.t. de voorschotbijdragen luiden kort gezegd: “Handel strikt naar de reglementen en zet geconsta-teerde onrechtmatige situaties zo snel mogelijk om in rechtmatige”. Dat laatste is belangrijk, omdat de VvE Marehof als rechtspersoon haar zaakjes goed op orde moet hebben en kan aantonen dat zij conform de reglementen heeft gehandeld.

Het bestuur realiseert zich dat eigenaars, vooral diegenen die al geruime tijd in Marehof wonen, jarenlang op een aantal punten op het verkeerde been zijn gezet. Dat een aantal zaken al die jaren door eigenaars als vanzelfsprekend is aangenomen is tot op zekere hoogte begrijpelijk.
Met de kennis die het bestuur de laatste paar jaar heeft opgedaan over het appartementsrecht, is op de oude voet doorgaan geen optie.

Samenvatting

• De basisbijdrage voor de (in vloeroppervlak) kleinere appartementen is per 1 januari 2007 omlaag gegaan en die voor grotere appartementen omhoog. Het gaat om een eenmalige reparatie.
• De ateliers/bedrijfsruimten (Olstgracht) gaan mee in de aanpassing.
• De basisbijdragen voor de eigenaars van de winkels blijven hetzelfde omdat die altijd al de juiste bijdragen hebben betaald.

Hebt u vragen of opmerkingen?
E-mail het bestuur of gebruik de VvE-brievenbus, p/a Koperslagerhof 28.

Schoonmaak

Dit is het wekelijkse werkschema van schoonmaakbedrijf Fair, per 2 januari 2007 (wijzigingen voorbehouden).

Maandag

• Blekerstraat 1-67
• Flevostraat 12-78

Dinsdag

• Koperslagerhof 5-42
• Blekerstraat 69-91

Woensdag

• Zadelmakerstraat 25-48
• Blekerstraat 97-119
• Parkeergarage (prullenbakken)
• Periodieke werkzaamheden

(maandelijks, per kwartaal, enz.)

Donderdag

• Blekerstraat 12-87
• Touwslagerhof 1-127

Vrijdag

• Olstgracht 1-155

Binnenkort zullen n.a.v. de ervaringen in januari en februari gedetailleerde schema's van alle schoonmaakwerkzaamheden worden gemaakt. Die komen in de volgende Nieuwsbrief en op de pagina Schoonmaakschema.

Vaste schoonmaker voor Marehof

Sinds een paar weken is dhr. Erik Rietman de vaste schoonmaker van de fa. Fair in Marehof. Hij zal in ieder geval elke werkdag aanwezig zijn; indien nodig wordt hij ondersteund door een collega. Aan het eind van elke maand worden de schoonmaak-werkzaamheden geëvalueerd met de Marehof-contactpersonen voor de schoonmaak, mw. Meina Onnekink en dhr. Rob van den Bosch en de voorman van de schoonmakers, dhr. Marco Offerman.

Klachten binnen 24 uur melden

Op- en aanmerkingen over de schoonmaak kunt u melden bij de contactpersonen voor de schoonmaak. Het is belangrijk dat u opmerkingen over de schoonmaak binnen 24 uur na constatering aan hen doorgeeft, anders is controle niet meer goed mogelijk.
Meer informatie op Schoonmaak of gebruik de Marehof-brievenbus, p/a Koperslagerhof 28.

Deurmatten

Binnenkort zullen in alle entrees achter de glazen entreedeur nieuwe deurmatten worden neergelegd. Alleen in entrees waar al een goede mat ligt, zal de huidige mat blijven liggen. Het zijn platte donkergrijze matten met een anti-slip rug en rand.
De matten zijn eigendom van de VvE Marehof; er is daarom een markeringsring in de rand aangebracht. Deze matten zijn dus niet bestemd voor privégebruik. Als deze matten toch spoorloos uit de entrees zouden verdwijnen, zullen ze niet worden vervangen.

In principe moet de ruimte onder de glazen entreedeur groot genoeg zijn voor deze platte mat. Als het desondanks niet lukt, leg de mat dan even verderop in de entree of tegen de onderste traptree aan.

Deze Nieuwsbrief verschijnt onder verantwoordelijkheid van het bestuur van VvE Marehof. Met dank aan Lia Imhof, Meina Onnekink en Tino Eijsink.

De Nieuwsbrief is ook te lezen op Nieuwsbrief VvE - februari/maart 2007 - Voorschotbijdragen.

Een papieren kopie van deze Nieuwsbrief is op te vragen bij het bestuur of gebruik de Marehof-brievenbus, p/a Koperslagerhof 28.

Kijk voor nog meer informatie op:
Akte van Splitsing VvE Marehof
Huishoudelijk Reglement
Stemaandeel
Voorschotbijdragen
Bestuur

Met vriendelijke groet,

Bestuur VvE Marehof

Nieuwsbrieven VvE Marehof

Algemene ledenvergadering