aan deze pagina wordt gewerkt
Jaarverslag 2008
Inhoudsopgave
- Vergadering van eigenaars
- Besluiten vergadering
- Samenstelling
- Werkzaamheden en werkwijze
- Beleid
- Projecten in 2008
- Kasco
- Fico
- Teco
- Webredactie
- Vrijwilligers
- Gemeente Almere
- Belangenorganisatie
- Buiten de deur
Inleiding
Vrijwel iedereen in Marehof dacht dat de VvE in rustiger vaarwater zou belanden, na de woelige jaren rond de renovatie van 2002/2003, de gemeentelijke facelift van de Koperslagerhof en Touwslagerhof in 2005/2006 en de wisseling van beheerder in het begin van 2008.
Helaas, iedereen kwam bedrogen uit.
Na zes-en-twintig jaar nam de ledenvergadering in januari afscheid van beheerder Van der Linden. Ruim twee jaar was vanuit het bestuur de beheerdersmarkt verkend en het leek steeds meer voor de hand te liggen dat de VvE met een andere beheerder verder de 21e eeuw in zou gaan. Beheerder WPM Metea bleek de beste papieren te hebben en trad aan op 1 april, maar het werd een
1-aprilgrap.
De leden werden geconfronteerd met een wanordelijke manier van werken van hun nieuwe beheerder. Dat uitte zich o.a. in toenemende problemen met de inning van de maandelijkse bijdragen.
De voorjaarsvergadering in mei verliep op z'n zachtst gezegd rommelig.
Naarmate de maanden verstreken, bleek de nieuwe beheerder op diverse fronten niet te kunnen waarmaken wat hij had beloofd. Het bestuur heeft in de zomer nog met de accountmanager aan tafel gezeten en heeft op 10 oktober een pittig gesprek gevoerd met de directie van Metea. Maar er was toen al een bijzondere vergadering gepland om de inmiddels onaanvaardbaar geworden situatie met de leden te bespreken.
Op de vergadering van 20 oktober besloot een meerderheid van de leden niet verder te willen met deze beheerder. In de stemvergadering van 18 november viel het doek. De reguliere najaarsvergadering werd vervolgens over de feestdagen heen getild en gepland op 19 januari 2009.
Veel eigenaars hebben op de een of andere manier te maken gehad met de vaak ondoorgrondelijke werkwijze van de beheerder. Het bestuur heeft in de loop van het jaar een steeds groter aantal beheertaken naar zich toe moeten trekken in een poging om het schip niet volledig te laten stranden.
Tegelijkertijd moeten we ook de positieve zaken niet uit het oog verliezen.
De gevelrenovatie van de Zadelmakerstraat is een flink eind gevorderd, al zijn die werkzaamheden nog niet afgerond. Deze vorm van gevelrenovatie zal zich de komende jaren uitbreiden tot heel Marehof.
Ook is het traject van de vernieuwing van de erkers aan de Olstgracht ingezet, hopelijk gaan de ernstige lekkages, die al uit de jaren tachtig stammen, tot het verleden behoren.
Ook is in 2008 een begin gemaakt met projecten die minder zichtbaar zijn, zoals het vervangen van de "vergeten" dakbedekking naast de penthouses.
VvE Marehof
Vergadering van eigenaars
Reguliere vergaderingen van eigenaars zijn gehouden op 21 januari (dit was de uitgestelde najaarsvergadering van 2007) met een tweede vergadering op 5 februari, en op 26 mei met een tweede vergadering op 19 juni.
Een bijzondere vergadering is gehouden op 20 oktober (tweede vergadering op 18 november), naar aanleiding van het langdurig disfunctioneren van de beheerder.
De reguliere najaarsvergadering werd vooruit geschoven naar 19 januari 2009. Toen echter in december bleek dat belangrijke vergaderstukken niet op tijd door de beheerder zouden worden geleverd, is deze vergadering doorgeschoven tot na de ontslagdatum van de beheerder (1 april 2009) en gecombineerd met de reguliere voorjaarsvergadering van 2009 op 20 april.
Besluiten vergadering
drie tabellen
Bestuur
Samenstelling
Het bestuur bestond tot 5 februari 2008 uit de dames Claudia Barberio en Nienke Piël en de heren Eelko de Groot, Jan van Loo en Rob van den Bosch. Op 5 februari traden de dames Barberio en Piël en de heer De Groot af als bestuurslid. De vergadering benoemde de heren Ruud Jackel, Charles Schulte en Bas Tham als nieuwe leden. De heer Jackel was al eerder werkzaam als lid van de kascontrolecommissie (Kasco) en van de financiële adviescommissie (Fico).
Wegens veranderde persoonlijke- en werkomstandigheden trok de heer Bastiaan Tham zich begin juni terug als bestuurslid. In augustus gaf dhr. Charles Schulte aan dat hij in 2009 geen tijd meer zal hebben voor bestuurswerkzaamheden. Bestuurlid dhr. Rob van den Bosch liet in oktober definitief weten zijn uitvoerende bestuurswerkzaamheden voor de VvE te willen afbouwen.
Werkzaamheden en werkwijze
Het bestuur zette de lijn voort die in 2003/2004 was ingezet. Dat houdt o.a. in dat van bestuursleden en andere vrijwilligers mag worden verwacht dat zij zich conformeren aan de "grondwet" van VvE Marehof: de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement.
Eens per maand kwam het bestuur bijeen om lopende zaken te bespreken. Er is een flink aantal extra bestuursvergaderingen gehouden. Tussen de bestuursvergaderingen door verliep de communicatie tussen de bestuurs- en commissieleden via e-mail, sms en telefoon. Dit is een effectieve werkwijze gebleken.
In februari werd een externe bouwbegeleider aangezocht om voor de gevelrenovatie Zadelmakerstraat directie te voeren. Dhr. Bert Klompenhouwer ontpopte zich niet alleen als een betrouwbaar directievoerder, maar ook als een loyaal meedenker met VvE-zaken waarvoor hij niet was aangetrokken. Een en ander heeft geleid tot de opdracht aan dhr. Klompenhouwer voor directievoering m.b.t. het project Vervanging Erkers Olstgracht.
De samenwerking met de Fico werd geïntensiveerd. Enkele bestuurleden en dhr. Michel Overman van de Fico hebben gezamenlijk gewerkt aan een aangepast meerjarenonderhoudsplan (MJOP) tot 2017, met de uitgebreide bouwkundige verkenning van Vereniging Eigen Huis uit eind 2007 als uitgangspunt.
Beleid
Door de problemen met de beheerder is het bestuur aan het uitvoeren van vigerend beleid of het uitdenken van nieuw beleid nauwelijks toegekomen.
Op 16 januari 2008 (daags voor de ledenvergadering) ontving het bestuur onverwacht een brief van Van der Linden VGM, dat zij afzagen van een voortzetting van het beheercontract met VvE Marehof, per 1 april. Het was het sluitstuk van drie jaar overleg om te proberen beheerder Van der Linden duidelijk te maken dat VvE Marehof een meer eigentijds beheer van hen verwachtte.
De opzeggingsbrief van Van der Linden maakte de discussie over een andere beheerder op de vergadering van 20 januari eenvoudiger. Van de door het bestuur met elkaar vergeleken nieuwe beheerders leek WPM Metea de beste keuze. Op een groot aantal punten was hun aanbod aantrekkelijker dan dat van Van der Linden.
In de loop van het jaar bleek Metea door o.a. personeelsproblemen niet waar te kunnen maken wat zij op papier hadden beloofd. Het bestuur was van mening dat niet opnieuw de vergissing moest worden gemaakt een beheerder meerdere jaren de kans te geven zijn leven te beteren. Er stonden grote onderhoudsprojecten in de startblokken en de VvE kon zich geen uitstel van onderhoud veroorloven.
In september/oktober wordt door het bestuur zelfs serieus overwogen om in nauwe samenwerking met de bouwbegeleider de beheertaken (eventueel tijdelijk) in eigen hand te nemen.
In oktober werd een bijzondere vergadering belegd om de leden te vragen of zij met beheerder WPM Metea verder wilden. De uitslag van die stemming (op 18 november) vindt u onder het kopje Besluiten vergadering.
Projecten die het bestuur in 2008 in onderzoek en/of uitvoering heeft genomen
Overeenkomst juridische dienstverlening met Rijssenbeek Advocaten • uitgevoerd (contract)
Bouwbegeleider aantrekken • uitgevoerd (contract)
Herziening onderhoudscontracten liften • uitgevoerd
Debiteurenbeleid volgens akte van splitsing en HR art. 14 • handhaving
Tenminste twee, liefst drie offertes laten uitbrengen bij groot onderhoud en deze ook door
beheerder en/of onafhankelijk adviseur laten beoordelen • handhaving
Overtredingen akte van splitsing of huishoudelijk reglement door eigenaars/gebruikers • handhaving
Het van kracht laten worden van een nieuwer modelreglement dan MR 1973 • onderzoek
Vrijwilligersverzekering • onderzoek/offerte
Functioneren speedgate parkeergarage / terugdringen foutparkeren • onderzoek
All In pakket gebouwonderhoud • onderzoek
Brandveiligheid gemeenschappelijke ruimten • onderzoek
Part time huismeester • onderzoek
Vergadering: stemprocedure / opkomst • onderzoek
Sleutelbeheer Blekerstraat 1-91 • onderzoek
Overstap naar een gezamenlijk bestuursaccount (Gmail) • onderzoek
Basiscursus VvE-zaken via VvE Belang • 1 bestuurslid
Nerwerkmeeting VvE Belang • 2 bestuursleden
Commissies
Kasco
De kascontrolecommissie bestond in 2008 uit twee vrijwilligers, de heren Theo van den Berg en Eelko de Groot. In augustus trok de kascontrolecommissie (Kasco) bij het bestuur aan de bel. Zij wilde per direct een halfjaarcontrole houden. Het bestuur legde uit dat zij de beheerder 1 september als ultimatum hadden gesteld; dan moet de administratie geheel op orde zijn. De boeken daar nu weghalen zou nóg meer vertraging opleveren. De Kasco toonde zich bereid de extra controle in oktober te doen.
Fico
De financiële adviescommissie bestond in 2008 uit één vrijwilliger, dhr. Michel Overman.
Het bestuur deed in de loop van het jaar steeds vaker een beroep op zijn financiële expertise en heldere inzichten.
Teco
De technische adviescommissie bestond in 2008 uit één vrijwilliger, dhr. Rolf Baks. Voor zijn werk verbleef hij regelmatig langere tijd in het buitenland, wat zijn inzetbaarheid in Marehof beperkte.
Webredactie
De webredactie bestond uit mw. Lia Imhof en de heren Gerard Meijssen en Rob van den Bosch.
De content van www.marehof.nl is in 2008 niet vaak genoeg geüpdatet. Dit kwam omdat de vrijwilliger die die taak op zich had genomen, ook als bestuurslid werkzaam was en daardoor regelmatig geen kans zag voldoende aandacht aan de website te geven.
Contacten, in- en extern
Vrijwilligers
Net als in voorgaande jaren was er in 2008 een structureel tekort aan vrijwilligers bij VvE Marehof. Er zijn met enkele eigenaars gesprekken gevoerd, maar deze hebben (nog) weinig concreets opgeleverd.
Gemeente Almere
De contacten met gemeentelijke diensten hebben in 2008 op een laag pitje gestaan. De contacten met leden van het bestuur zijn voornamelijk informeel. Zodra het bestuur weer meer armslag krijgt (m.a.w. zodra er weer een goed functionerende beheerder is) zullen de contacten met het stadhuis weer worden aangehaald. Er lag in ieder geval één project op uitvoering te wachten dat VvE Marehof alleen in samenwerking met de gemeente kan uitvoeren: de bestrating met graniet van de bordessen op maaiveldniveau in het complex.
De Dienst Stadscentrum in de Blekerstraat is opgeheven en werkt nu als Programmabureau Stad vanuit het stadhuis.
Belangenorganisatie VvE's
VvE Belang is een belangenorganisatie voor VvE's. De stichting geeft een kwartaalblad uit en organiseert (gratis) informatiedagen en (niet-gratis) cursussen over VvE-materie.
VvE Marehof heeft zich ooit voor een klein bedrag per jaar bij VvE Belang aangesloten, waardoor er regelmatig informatie over zeer uiteenlopende VvE-zaken langskomt, die ook in 2008 zijn weg naar bestuur en commissies heeft weten te vinden. Ook zijn er regelmatig uitnodigingen voor congressen, symposia en andere bijeenkomsten.
Wel constateerde het bestuur dat VvE Belang zich meer leek bezig te houden met VvE's als rechtspersoon en hun commerciële zakelijke partners dan met de (problemen van) individuele eigenaars van appartementsrechten.
Buiten de deur
Een bestuurslid is vroeg in het jaar met bestuurders van andere VvE's naar Den Haag gereisd om met een lid van de Tweede Kamer-commissie Volshuisvesting te spreken over de positie van appartements-eigenaars.
Een bestuurslid heeft zich op persoonlijke titel aangesloten bij het bewonersplatform (in oprichting) voor het Almeerse stadscentrum.
Het bestuur heeft contacten onderhouden met de bestuurders van VvE's in heel Nederland en in Almere, met name in het stadscentrum (Silverline, The Wave, The City, Smaragd, Citadel, Deventerpad, Schoutstraat, enz.).
Ook met bewonersverenigingen in Almere Stad Centrum werden contacten gelegd of aangehaald (b.v. Olstgracht even zijde/Giethoornpad).
Bestuur VvE Marehof, 12 april 2009
Jaarverslagen bestuur
