FAQ's

Van Marehof

Ga naar: navigatie, zoek

Deze pagina is voor het laatst bijgewerkt op 20-05-2007

Een greep uit de meest gestelde vragen over VvE Marehof

Mist u hieronder een vraag? Stuur hem naar de webredactie

Inhoud

1 Vereniging van eigenaren
- 1.1 Wat is een VvE?
- 1.2 Waarom is lidmaatschap van een VvE verplicht ?
2 Ledenvergadering
3 Het bestuur
- 3.1 Hoe wordt VvE Marehof bestuurd?
4 Beheer en onderhoud
5 Handhaving Akte van Splitsing en Huishoudelijk Reglement
- 5.1 Waarvoor heb ik toestemming nodig en wat moet ik melden?

Vereniging van eigenaren

Wat is een VvE?

Een Vereniging van Eigenaren is geen "normale" vereniging zoals bijvoorbeeld een sportvereniging of een hobbyvereniging. Er zijn afwijkende en aanvullende wettelijke bepalingen waaraan de VvE en het bestuur zich moeten houden. Het Burgerlijk wetboek heeft er zelfs een apart hoofdstuk aan gewijd. Iedere eigenaar is van rechtswege (automatisch) lid van de VvE.

Waarom deze wettelijke bepalingen? Omdat de VvE te maken heeft met huisvesting en daar hecht de overheid veel waarde aan. Sportverenigingen etc. vallen onder boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, VvE's vallen onder boek 5, waarbij ook enkele artikelen uit boek 2 door de wetgever van kracht zijn verklaard.

Kan men in een (sport)vereniging, bij disfunctioneren van het bestuur of om een andere reden, het lidmaatschap op ieder moment beëindigen, in een VvE kan een lidmaatschap uitsluitend beëindigd worden door verkoop van het appartementsrecht.

De wetgever heeft bepaald dat de splitsing in appartementsrechten van een gebouw per notariële akte moet gebeuren. Vervolgens dient die akte te worden ingeschreven in de openbare registers (b.v. het kadaster).
De wet schrijft ook voor dat die akte o.m. een reglement moet bevatten. Dat reglement moet weer de statuten van de vereniging bevatten. De oprichting van een vereniging van eigenaren gebeurt bij Akte van splitsing.
Akte van splitsing plus reglement vormen de "grondwet" van een VvE.

Waarom is lidmaatschap van een VvE verplicht ?

Het kopen van appartementsrechten heeft te maken heeft met huisvesting, woonruimte en eigendomsvorming. De overheid hecht er veel waarde aan dat alles wat daarmee te maken heeft, goed geregeld is.
Een eigenaar van een appartementsrecht wordt van rechtswege (automatisch) lid van de betreffende vereniging van eigenaren. Het is dus geen vrijblijvend lidmaatschap dat je kunt opzeggen. Pas al men het appartementsrecht weer verkoopt en naar elders verhuist, eindigt het lidmaatschap van de VvE.

Ledenvergadering

Breukdelen en stemverhoudingen , hoe werkt dat nou precies?

In de splitsingsakte is een groot aantal zaken over de vereniging van eigenaars geregeld. Onder andere is vastgelegd hoe elk appartement er uit ziet en welk aandeel elk appartement uitmaakt van de totale gemeenschap. Dit aandeel is vastgelegd in het "breukdeel".
In de meeste splitsingsaktes is bepaald dat de bijdrage die iedere appartementseigenaar moet voldoen in de gezamenlijke kosten, berekend wordt aan de hand van dit breukdeel.

Naast alle zaken rond de splitsing en de omschrijving van de door die splitsing verkregen appartementsrechten, zijn in de splitsingsakte ook de statuten van de Vereniging van Eigenaars vastgelegd. Deze statuten bestaan in de regel uit een modelreglement (voor Marehof is dat MR 1973) en een aantal in de splitsingsakte beschreven aanvullingen op dit reglement.
Een van de zaken die in de statuten van de vereniging geregeld is, is het aantal stemmen dat iedere eigenaar van een appartementsrecht in de ledenvergadering uit mag brengen. Vaak is het aantal stemmen gelijk aan of in ieder geval gerelateerd aan het eerder genoemde breukdeel. Het is voor de besluitvorming tijdens de ledenvergaderingen van belang om te weten hoeveel stemmen iedere eigenaar heeft.

Waarom komen er zo weinig mensen op een ledenvergadering (ALV)?

Dat kan verschillende oorzaken hebben. Het zou kunnen betekenen dat veel eigenaars/bewoners zich niet bewust zijn van hun verantwoordelijkheid als mede-eigenaar van een kostbaar onroerend goed, nl. woon-winkelcomplex Marehof.
Geen enkele organisatie krijgt overigens op zijn ledenvergaderingen 100% van zijn leden over de vloer. Misschien maar goed ook, want als bij VvE Marehof alle 300 leden zouden verschijnen, is zo'n algemene ledenvergadering nauwelijks werkbaar. De opkomst bij onze ALV's schommelt tussen de 40 en 80 leden. Dat is ongeveer 25% van het totale aantal stemgerechtigden.

Mag zo'n klein aantal aanwezige leden rechtsgeldige besluiten nemen?

Ja dat mag, onder voorwaarden.
In de Akte van Splitsing is omschreven hoeveel stemmen er minimaal aanwezig moeten zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen (het quorum). Dat gebeurt aan de hand van de presentielijsten.
Als minder dan de helft van het maximaal aantal uit te brengen stemmen aanwezig is, dan is er dus geen quorum en kunnen er geen rechtsgeldige besluiten worden genomen.
De wet geeft de mogelijkheid, ook weer onder bepaalde voorwaarden, om dan een tweede vergadering te houden, waar het aanwezigheidsquorum niet geldt. Dat zijn bij VvE Marehof de traditionele stemvergaderingen, zo'n twee weken na de eerste bijeenkomst. Op die tweede Vergadering kunnen wél rechtsgeldige besluiten genomen worden, "ongeacht het aantal stemmen dat ter vergadering wordt uitgebracht".
Op de eerste Vergadering ingediende en ondertekende volmachtformulieren worden in die stemvergadering meegenomen.
De meeste vergaderbesluiten kunnen met een gewone meerderheid worden genomen (de helft plus één). Er zijn echter ook besluiten die met een zogenaamde gekwalificeerde meerderheid moeten worden genomen: b.v. voor een wijziging in het Huishoudelijk Reglement moet een drie-kwart meerderheid zijn.

Het bestuur

Hoe wordt VvE Marehof bestuurd?

Een VvE kent vier officiële organen:

algemene ledenvergadering (Vergadering of ALV)
voorzitter van de Vergadering
bestuur
kascontrolecommissie

Alle andere organen, zoals commissies, zijn facultatief.
Tussen 1982 en 2002 werd VvE Marehof bestuurd door bestuurder/beheerder Van der Linden. Voorzitter van de ledenvergadering was dhr. Peter Vos (1982-2001). Ondersteund door enkele commissies bestaande uit eigenaars/bewoners (o.a. een financiële commissie) werden de gemeenschappelijke belangen van de eigenaren behartigd. Er was geen bestuur, gekozen uit eigenaars/bewoners.
De laatste jaren is er vanuit de eigenaars/bewoners behoefte ontstaan aan meer transparantie over werkwijze en besluitvorming van bestuur(der) en beheerder. Toen de voorzitter van de vergadering eind 2001 uit Marehof verhuisde, zijn er in mei 2002 en mei 2003 door de ledenvergadering bestuursleden gekozen uit de eigenaars/bewoners. Ook is er in 2003 een commissie ingesteld, die het bestuur gevraagd en ongevraagd kon adviseren. Vanaf die datum was Van der Linden dus niet langer bestuurder, maar nog wel beheerder.

Het zat echter niet mee. Na het aftreden van het bestuur op de Vergadering van mei 2005 en het opheffen van de bewonerscommissie, ontstond er een bestuurlijk vacuüm. Daarom heeft de ALV staande de vergadering besloten om een Commissie van Advies en Toezicht in te stellen, die een adviserende rol zou kunnen spelen tot er een nieuw bestuur zou aantreden.
Een financiële commissie (Fico) is nog altijd actief. Enkele leden vanuit de Fico controleren als kascontrolecommissie (Kasco) in het voorjaar de boeken en brengen aan de Vergadering verslag uit over het gevoerde beheer en beleid over het afgelopen jaar. Zij adviseren tevens over het te voeren (financieel) beheer en beleid voor het komende jaar.

Voor de bevoegdheden van het bestuur van een VvE: zie Bestuur en Akte van splitsing, artikel 3c.

Beheer en onderhoud

Waarom heeft VvE Marehof een externe beheerder in dienst?

Bij een kleine VvE met b.v. één huis, gebouw of woontorentje met een niet al te groot aantal appartementsrechten kunnen de eigenaren de beheerstaken eventueel zelf regelen. Belangrijk is dan wel dat er een aantal mensen met bepaalde specialismen in die VvE moeten wonen, zoals een financieel expert, een jurist, een bouwkundige, enz. En er moet een aantal actieve vrijwilligers zijn, ook op langere termijn. Deskundigheid onder eigenaars/bewoners is weliswaar aanwezig, maar vaak niet continue beschikbaar, in ieder geval niet regelmatig genoeg. Dat kan de continuiteit van het besturen van de VvE in gevaar brengen.
Vandaar dat grote VvE's (zoals Marehof met meer dan 300 appartementsrechten) de belangrijkste beheerstaken uitbesteden aan een extern bedrijf, waarmee de VvE een zakelijke overeenkomst sluit. Het bedrijf kan worden aangesteld voor administratief, financieel of technisch beheer, of een combinatie daarvan. In het geval van Marehof is dat Van der Linden Vastgoedmanagement, die het complete pakket beheerstaken uitvoert. Het hoofd of directeur van dit bedrijf is de administratief beheerder van de VvE (tot 1992 heette die functie 'administrateur'). Niet te verwarren met het bestuur van de VvE, tenzij de Vergadering het bedrijf expliciet als bestuur(der) heeft benoemd. Als dat niet het geval is, voert het bedrijf uitsluitend beheerderstaken uit.

Is de beheerder ook het bestuur van VvE Marehof?

Nee.
Van der Linden is in 1981 door de projectontwikkelaar die Marehof heeft gebouwd aangezocht om de bestuurderstaak op zich te nemem, zoals het voorbereiden van de oprichting van de VvE en het afsluiten van de noodzakelijke verzekeringen.
In 2002 is er voor het eerst een bestuurslid uit de eigenaars benoemd door de Vergadering (zie ook de vorige vraag).

Kunnen reparatieverzoeken niet sneller worden uitgevoerd?

De beheerder zegt hierover het volgende.
Het is onmogelijk, vanwege de omvang van Marehof en de grote hoeveelheid opdrachten per week, dat de beheerder elke opdracht die hij aan een aannemer verstrekt, kan controleren. Dat gebeurt dus steekproefsgewijs. Omdat de beheerder tevens niet om de hoek gevestigd is, maar in Lelystad en niet dagelijks in Marehof aanwezig kan zijn, is hij mede afhankelijk van de alertheid en de bereidheid tot meldingen door de eigenaars/bewoners zelf.
Het betsuur heeft geconstateerd dat aannemers het in de praktijk soms niet zo nauw nemen met de snelheid van aantreden of het tijdig reageren op de opdrachten van de beheerder. Ook is het zo, dat reparatiemeldingen vaak worden gecombineerd, om te voorkomen dat een aannemer voor elk klusje apart moet komen voorrijden.
Goed zicht op deze gang van zaken kan pas ontstaan, als elke keer wanneer een aannemer in opdracht van de beheerder een klus verricht, hij pas weer uit Marehof mag vertrekken als een contactpersoon van de VvE het werk heeft gecontroleerd en de opdrachtbon heeft afgetekend. Daarover heeft het bestuur nog geen waterdichte afspraken kunnen maken, mede door gebrek aan voldoende overdag beschikbare én ter zake kundige vrijwilligers.
Vanuit het bestuur is in 2004 het initiatief genomen om op regelmatige basis de opdrachtenlijsten van de beheerder aan de aannemers te controleren, om te kijken of er een bepaald patroon in voornoemde processen kan worden ontdekt. Van hieruit zullen aanbevelingen aan de Vergadering worden gedaan om - waar nodig - verbetering in deze trajecten aan te brengen.

Soms gebeurt er na een melding wekenlang niets. Hoe kan dat nou?

Zie ook de vorige vraag. Dat u soms langere tijd niets hoort over wat er met uw klacht wordt gedaan betekent niet dat er niet serieus mee wordt omgegaan. Achter de schermen is wel het een en ander in gang gezet. Reparatiemeldingen worden vaak geclusterd, om te voorkomen dat een aannemer voor elk klusje apart moet komen voorrijden.
Maar het zou natuurlijk prettig zijn als de indiener van de melding of klacht en ook het bestuur zicht zouden kunnen hebben op de voortgang van de afwikkeling van de klacht.
Die wens is door het bestuur in 2004 expliciet bij de beheerder neergelegd en er wordt gewerkt aan een voor alle partijen aanvaardbare oplossing.

Handhaving Akte van Splitsing en Huishoudelijk Reglement

Waarvoor heb ik toestemming nodig en wat moet ik melden?

In artikel 4, lid 8 van de Akte van Splitsing staat b.v. dat er "geen uítstekende voorwerpen mogen worden aangebracht aan de gemeenschappelijke gedeelten". Aan buitenmuren b.v. mag door eigenaars/bewoners zonder toestemming vooraf van de overige (mede-)eigenaars (= de ALV) niets worden veranderd, verspijkerd, verwijderd of toegevoegd.
Zo zijn er wel meer dingen die een eigenaar/bewoner niet mag uitvoeren, zonder zijn voornemen eerst aan bestuur of ledenvergadering te hebben voorgelegd.
Details over die zaken zijn nader uitgewerkt in het Huishoudelijk Reglement.

Voor onderstaande zaken is altijd VOORAF toestemming nodig van bestuur en/of ledenvergadering.

In sommige gevallen is bovendien een (lichte of reguliere) bouwvergunning van de gemeente vereist.
Informeer altijd tijdig naar de (on)mogelijkheden van uw plannen. Allereerst bij bestuur en beheerder en daarna eventueel bij de gemeente.

Antenne of satellietschotel

Zie Akte van splitsing, art. 4, lid 8 en het Huishoudelijk Reglement, artikel 11

Zie ook: Satellietschotels

Zonnescherm

Zie Akte van splitsing, art 4, lid 8 en het Huishoudelijk Reglement, artikel 3, lid 3

Dichtmaken balkon of loggia

Zie Akte van splitsing, artikel 4, lid 7 en Huishoudelijk Reglement, artikel 3, lid 3

Vergroting terras (penthouse)

Zie Akte van splitsing, artikel 4, lid 7

Wijziging woonbestemming appartement

Zie Akte van splitsing, artikel 5, lid 1

Van de volgende zaken dienen bestuur en beheerder z.s.m. door de eigenaar op de hoogte te worden gesteld:

Verhuur van appartementsrecht (woning en/of parkeerplaats)

Een huurder ("gebruiker") dient het bestuur een ondertekende verklaring te overleggen, dat hij zich aan de voorschriften in de Akte van splitsing en het Huishoudelijk Reglement zal houden. Op het niet nakomen van deze verplichting heeft de Vergadering een boete gesteld.

Zie Akte van Splitsing VvE Marehof, artikel 8 en Huishoudelijk Reglement, artikel 15